Dienstplan-Apps 2026: Die 10 besten Apps im Vergleich

Digitale Dienstplanung hat die Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen in vielen Betrieben abgelöst. Eine gute App plant nicht nur Schichten, sondern bindet Mitarbeiter ein: Sie sehen ihren Plan mobil, tauschen Dienste und melden Verfügbarkeiten. Das spart Planungszeit und reduziert Ausfälle. Dieser Vergleich bewertet zehn Lösungen nach Funktionsumfang, App-Qualität, Preis und Nutzerurteil.

Der Markt ist breit: Die Einstiegspreise reichen von 0,50 € (Aplano Core) bis 6,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Papershift Premium, zzgl. 39 € Support-Pflichtgebühr). Enterprise-Systeme wie Shyftplan oder Quinyx nennen gar keine Listenpreise. Dazu kommt die Rechtslage: Zeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 Pflicht, und ein Referentenentwurf vom 18.06.2026 will die elektronische Form zum Standard machen. Beides spricht für ein System, das Planung und Zeiterfassung verbindet. Dieser Ratgeber liefert das Ranking, eine Vergleichstabelle, Kostenbeispiele, die wichtigsten Rechtsregeln und Rechenwege für den Personalbedarf.

Die 10 besten Dienstplan-Apps im Ranking

Bewertet nach Planungsfunktionen, Mitarbeiter-Self-Service, mobiler App, Preis-Leistung und den Bewertungen auf Capterra und OMR Reviews (Stand 18. Juli 2026). Die redaktionelle Note fasst die Gesamteinschätzung zusammen.

1. 1

   Aplano

   Geeignet für: Betriebe jeder Größe mit Schichtbetrieb, die günstig und flexibel planen wollen

   Note 1,2 Preis-Leistungs-Sieger

   Aplano setzt sich in diesem Vergleich an die Spitze. Der Echtzeit-Planer arbeitet mit Drag & Drop, Mitarbeiter tauschen Schichten und bewerben sich per App auf offene Dienste, und die integrierte Zeiterfassung läuft im selben System. Bei Konflikten mit Ruhezeiten warnt das Programm automatisch. Entscheidend ist die Kombination aus niedrigstem Einstiegspreis, monatlicher Kündbarkeit und einem Funktionsumfang, der auch größere Betriebe trägt.

   Pro

   • Günstigster Einstieg (ab 0,50 €/MA), monatlich kündbar
   • Echtzeit-Drag-&-Drop-Planer mit Vorlagen und Auto-Planung
   • Schichttausch, offene Schichten und Zeiterfassung per App

   Contra

   • Auto-Planung und Zeiterfassung erst ab Pro-Tarif (4,50 €)
   • Mobile App in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform
   Preis: ab 0,50 €/MA, monatlich kündbarBewertung: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206)
2. 2

   Planday

   Geeignet für: Schichtbetriebe im Handel und Gastgewerbe mit Lohnanbindung

   Note 1,6

   Die dänische Software (Teil der Xero-Gruppe) verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnberichte in einer ausgereiften Oberfläche mit guter App. Für mittlere Schichtbetriebe ein verlässlicher Allrounder.

   Pro

   • Ausgereifte, gut bewertete Mobile-App
   • Dienstplan, Zeit und Lohnberichte kombiniert
   • Reaktiver Support

   Contra

   • Im Plus-Tarif feste Monatsgebühr zusätzlich zum Pro-Kopf-Preis
   • Einstieg dadurch teurer als bei Aplano
   Preis: Starter 2,99 €/MA · Plus 4,99 € + 25 €/MonatBewertung: Capterra 4,3/5 (58) · Trustpilot 4,7/5
3. 3

   Shyftplan

   Geeignet für: Industrie und große Betriebe mit komplexer Schichtlogik

   Note 1,9

   Shyftplan ist auf komplexe, regelbasierte Schichtplanung in Produktion und Industrie ausgelegt und skaliert bis zu großen Belegschaften. Der Funktionsumfang ist tief, die Einführung entsprechend aufwändig.

   Pro

   • Sehr leistungsfähig bei komplexen Schichtregeln
   • Für große Belegschaften ausgelegt
   • Automatisierte Planung nach Qualifikationen

   Contra

   • Keine Preistransparenz, hoher Mindestumsatz
   • Für kleine Teams überdimensioniert
   Preis: ab ~700 €/Monat (individuell)Bewertung: Enterprise-Fokus, wenige öffentliche Reviews
4. 4

   Connecteam

   Geeignet für: Kleinstteams und international aufgestellte Betriebe

   Note 2,0

   Die All-in-One-App bündelt Dienstplan, Aufgaben und Kommunikation und verschenkt den Einstieg bis zehn Nutzer. Für sehr kleine Teams attraktiv, im deutschen Markt aber noch wenig verbreitet.

   Pro

   • Kostenlos bis 10 Nutzer
   • Dienstplan, Chat und Aufgaben in einer App
   • Ausgereifte mobile Erfassung

   Contra

   • Abrechnung in US-Dollar, überwiegend englischer Support
   • Kaum deutschsprachige Bewertungen
   Preis: Gratis bis 10 Nutzer, danach ab 29 USD/MonatBewertung: Capterra 4,6/5 (weltweit)
5. 5

   Schichtplaner-online

   Geeignet für: Preissensible Kleinbetriebe mit einfachen Anforderungen

   Note 2,4

   Der deutsche Web-Schichtplaner wirbt offensiv mit einem Gratis-Einstieg und deckt Basis-Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaub ab. Für einfache Fälle ausreichend, technisch aber in die Jahre gekommen.

   Pro

   • Sehr günstiger Einstieg
   • Web-basiert, keine Installation
   • Deckt Basis-Dienstplanung ab

   Contra

   • Oberfläche wirkt veraltet, keine moderne App
   • Intransparentes Preismodell, wenig Support
   Preis: günstiger Pauschaltarif (Preis nicht öffentlich)Bewertung: wenige öffentliche Reviews
6. 6

   Planovo

   Geeignet für: Kleine Teams mit einfachem Planungsbedarf

   Note 2,2

   Planovo aus Deutschland ist ein schlankes Dienstplan-Tool im untersten Preissegment. Für kleine Betriebe mit überschaubaren Anforderungen ein preiswerter Einstieg.

   Pro

   • Sehr günstig (2–3 €/MA)
   • Einfache, schnelle Einrichtung
   • Deutscher Anbieter

   Contra

   • Begrenzter Funktionsumfang
   • Mobile Apps unterschiedlich gepflegt
   Preis: ab 2 €/MA (LIGHT), 3 €/MA (FULL)Bewertung: wenige Reviews
7. 7

   Quinyx

   Geeignet für: Filialisten und Konzerne mit KI-Bedarfsprognose

   Note 1,9

   Das schwedische Quinyx bringt KI-gestützte Bedarfsprognose und automatische Planung für große Filial- und Schichtorganisationen. Funktional tief, mit starker App – aber klar auf Enterprise ausgerichtet.

   Pro

   • KI-Forecasting und Auto-Scheduling
   • Starke Mobile-App
   • Für große Organisationen ausgelegt

   Contra

   • Keine Preistransparenz, mehrmonatige Einführung
   • Für kleine Teams überdimensioniert
   Preis: individuelles AngebotBewertung: G2 4,3/5 (>500) · OMR 4,5/5 (18)
8. 8

   Factorial

   Geeignet für: Wachsende Firmen, die HR komplett digitalisieren

   Note 2,1

   Die spanische HR-Suite enthält neben Schichtplanung auch Zeiterfassung, Personalakte und Recruiting. Sinnvoll, wenn die gesamte Personalarbeit in ein System soll – die Dienstplan-Tiefe bleibt aber hinter Spezialisten zurück.

   Pro

   • Dienstplan, Zeit und HR in einem System
   • Gut für wachsende Unternehmen
   • Moderne Oberfläche

   Contra

   • Faktisches Mindestvolumen um 1.200 €/Jahr
   • Dienstplanung weniger tief als bei Spezialisten
   Preis: ab ~8 €/MA (faktisch ~99 €/Monat Minimum)Bewertung: solide Portalwerte
9. 9

   Papershift

   Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen

   Note 1,8

   Papershift deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten breit ab und ist seit 2015 am Markt. Funktional umfangreich, doch das obligatorische Support-Paket und die Grundgebühr verteuern den Einstieg spürbar.

   Pro

   • Umfangreiche Planungs- und Auswertungsfunktionen
   • Etabliert und ausgereift
   • Terminal-Optionen vorhanden

   Contra

   • Support-Paket ist Pflicht, höherer Einstiegspreis
   • Bestandskunden berichten von Preisärger
   Preis: ab ~6 €/MA + Support-Paket ab 39 €/MonatBewertung: Capterra 4,4/5 (84) · OMR 4,3/5 (240)
10. 10

    Microsoft Teams (Schichten)

    Geeignet für: Betriebe, die ohnehin Microsoft 365 nutzen

    Note 2,3

    Die Schichten-App (früher Shifts) ist Teil von Microsoft Teams und damit in vielen Unternehmen bereits vorhanden. Für einfache Dienstpläne genügt sie, echte Dienstplan-Tiefe fehlt aber.

    Pro

    • Kostenlos, wenn Microsoft 365 vorhanden ist
    • Integriert in Teams-Kommunikation
    • Einfache Schichtübersicht in der App

    Contra

    • Nur Basis-Funktionen, keine Auto-Planung
    • Kein spezialisiertes Dienstplan-Werkzeug
    Preis: 0 € mit M365, sonst ab 2,60 €/MA (F1)Bewertung: keine eigenen Dienstplan-Bewertungen

Vergleichstabelle

Redaktionelle Note = Gesamteinschätzung der Redaktion (Schulnoten-Logik), keine Nutzerbewertung. Preise laut Anbieter, Stand Juli 2026.

Was muss eine Dienstplan-App können?

• Echtzeit-Planung: Schichten per Drag & Drop erstellen, Vorlagen und Wiederholungen nutzen.
• Mitarbeiter-Self-Service: Schichttausch, Bewerbung auf offene Schichten, Verfügbarkeiten und Wunschdienste.
• Mobile App: Plan jederzeit einsehbar, Push-Benachrichtigung bei Änderungen.
• Zeiterfassung: geplante und gestempelte Zeiten im Abgleich.
• Qualifikationen: nur passend qualifizierte Personen einplanen.
• Rechtssicherheit: Warnungen bei Verstößen gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit.
• Auswertungen: Stunden, Zuschläge und Kosten im Blick, Export für die Lohnabrechnung.
• Faire Konditionen: transparente Pro-Kopf-Preise, kurze Vertragslaufzeiten.

Was kostet eine Dienstplan-App?

Das gängigste Modell ist der Pro-Kopf-Preis: Sie zahlen je aktivem Mitarbeiter einen festen Monatsbetrag. Achten Sie auf drei Kostenfallen. Erstens: Grundgebühren – Planday Plus kostet 4,99 € pro Kopf plus 25 € Abogebühr im Monat. Zweitens: Pflicht-Zusatzpakete – bei Papershift kommt zum Premium-Tarif (6,00 €) ein Support-Paket ab 39 € monatlich hinzu. Drittens: Funktionsgrenzen – Zeiterfassung steckt bei Aplano erst im Pro-Tarif (4,50 €), bei Planovo erst im FULL-Tarif. Microsoft Teams „Schichten“ ist in Microsoft-365-Abos bereits enthalten; als Neuanschaffung beginnt der Frontline-Plan F1 bei 2,60 € pro Nutzer.

Alle Preise laut Anbieter-Preisseiten, Stand Juli 2026, zzgl. MwSt. Detaillierte Preisgrafiken und Rechnungen für 25 und 50 Mitarbeiter zeigt der Software-Kostenvergleich.

Dienstplan rechtssicher ändern: Fristen & Mitbestimmung

Juristisch sind drei Ebenen zu trennen. Erstens die Bekanntgabe: Der Gesetzgeber nennt nur für Arbeit auf Abruf eine feste Frist – wer kurzfristiger gerufen wird, darf den Abruf nach § 12 Abs. 3 TzBfG ablehnen. Für normale Schichtarbeit gilt diese Vier-Tage-Regel nicht unmittelbar, sie dient Gerichten und Praxis aber als Maßstab. Zweitens das Direktionsrecht: Nach § 106 GewO muss jede einseitige Änderung „billigem Ermessen“ entsprechen. Echte Notfälle wie eine Krankheitswelle rechtfertigen Kurzfristigkeit, schlechte Planung nicht. Drittens die Mitbestimmung: Existiert ein Betriebsrat, ist jeder Dienstplan und jede Änderung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG zustimmungspflichtig – ausdrücklich auch eilige Änderungen. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle. Die Einführung der Planungssoftware selbst fällt zusätzlich unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Faustregel aus der Praxis: Vorlauf mindestens die halbe Gültigkeitsdauer des Plans – beim Wochenplan also drei bis vier Tage, beim Monatsplan bis zur Mitte des Vormonats.

Zeiterfassungspflicht: Was 2026 für den Dienstplan gilt

Quellen: BAG, Beschluss v. 13.09.2022 (1 ABR 22/21); Referentenentwurf des BMAS v. 18.06.2026 (Stand: Verbändeanhörung, Juli 2026); § 22 ArbZG.

Für die Software-Wahl heißt das: Ein Dienstplan allein erfüllt die Erfassungspflicht nicht, denn er dokumentiert nur Soll-Zeiten. Wer Planung und Zeiterfassung in einem System bündelt, gleicht Plan und Ist automatisch ab und ist auf die geplante elektronische Pflicht vorbereitet. Wichtig: Der Referentenentwurf ist noch kein Gesetz – er befindet sich in der Verbändeanhörung und wird von Arbeitgebern wie Gewerkschaften kritisiert. Die bestehende BAG-Pflicht gilt aber unabhängig davon schon jetzt.

Personalbedarf richtig berechnen

Bevor der erste Dienst verteilt wird, braucht der Plan eine Bedarfsrechnung. Schritt eins: Betriebszeiten mit der nötigen Besetzung je Stunde multiplizieren. Schritt zwei: durch die durchschnittlichen Vertragsstunden teilen. Schritt drei: einen Puffer für Urlaub, Krankheit und Fortbildung aufschlagen – im Beispiel rechnen wir mit 20 Prozent. Wer ohne Puffer plant, kompensiert jeden Ausfall mit Überstunden und riskiert Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz.

Der Puffer von 20 % ist ein Beispielwert – kalkulieren Sie Ihre realen Urlaubs- und Krankheitsquoten. Eine Anleitung mit Formeln steht im Ratgeber Dienstplan erstellen.

Ausfallmanagement: Wenn Mitarbeiter kurzfristig fehlen

1. Meldeweg festlegen

   Krankmeldung bis zu einer festen Uhrzeit an eine zentrale Stelle – nicht verstreut über private Chats.

2. Springer definieren

   Wer kann kurzfristig einspringen, mit welcher Qualifikation und in welchen Bereichen?

3. Offene Schicht ausschreiben

   Die App benachrichtigt passende Mitarbeiter; Interessierte bewerben sich mit einem Klick.

4. Rechtlich prüfen

   Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Stundenkonto des Ersatzes kontrollieren – gute Software warnt automatisch.

5. Dokumentieren

   Änderung im Plan festhalten und – falls vorhanden – den Betriebsrat einbinden, denn auch eilige Änderungen sind mitbestimmungspflichtig.

Schichtmodelle in der Praxis

Im Handel und in der Gastronomie dominiert das 2-Schicht-System, Industrie und Pflege arbeiten oft dreischichtig. Ein einfaches Beispiel für zwei Teams im Wochenwechsel:

Rotationstabellen für das 3-Schicht- und das 5-Schicht-Modell samt arbeitsrechtlichen Leitplanken finden Sie im Ratgeber Schichtmodelle erklärt.

Dienstplan-Apps nach Branche

Für Schichtarbeiter, die nur ihren eigenen Plan verwalten wollen, lohnt der Blick auf Schichtkalender-Apps; wer zunächst ohne Software starten möchte, findet in der kostenlosen Excel-Vorlage einen soliden Einstieg.

Häufige Fragen

Welche Dienstplan-App ist die beste 2026?

In unserem Vergleich gewinnt Aplano: Der Echtzeit-Planer mit Drag & Drop, Schichttausch und offenen Schichten per App verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung, warnt bei Ruhezeit-Konflikten und startet bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat. Auf Capterra erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen).

Was kostet eine Dienstplan-App?

Die Preise reichen von etwa 0,50 € bis 6 € pro Mitarbeiter und Monat. Günstige Anbieter wie Aplano oder Planovo starten unter 3 €, Enterprise-Lösungen wie Shyftplan oder Quinyx rechnen individuell ab. Microsoft Teams Schichten ist kostenlos, wenn Microsoft 365 bereits genutzt wird.

Gibt es kostenlose Dienstplan-Apps?

Ja, mit Einschränkungen. Connecteam ist bis zehn Nutzer gratis, Microsoft Teams Schichten ist in bestehenden Microsoft-365-Abos enthalten. Für vollwertige Planung mit Schichttausch und Zeiterfassung sind günstige Bezahl-Apps wie Aplano (ab 0,50 €) meist die bessere Wahl.

Muss der Betriebsrat dem Dienstplan zustimmen?

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Lage der Arbeitszeit und bei Dienstplänen ein Mitbestimmungsrecht – auch bei kurzfristigen Änderungen. Die Einführung einer Planungssoftware unterliegt zusätzlich der Mitbestimmung nach Nr. 6.

Wie kurzfristig darf ein Dienstplan geändert werden?

Es gibt keine feste gesetzliche Frist, aber als Orientierung gilt die Vier-Tage-Regel aus § 12 TzBfG für Arbeit auf Abruf. Kurzfristige Änderungen sind nur bei echten betrieblichen Notfällen und nach billigem Ermessen (§ 106 GewO) zulässig – und mitbestimmungspflichtig.

Welche Dienstplan-App eignet sich für die Pflege?

In der Pflege sind Qualifikationen, Ausfallmanagement und Wunschdienste zentral. Empfehlenswert sind Apps, die Qualifikationen berücksichtigen und kurzfristigen Schichttausch per App erlauben – etwa Aplano. Mehr dazu auf unserer Seite zum Dienstplan in der Pflege.

Muss die Arbeitszeit zusätzlich zum Dienstplan erfasst werden?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Der Dienstplan allein genügt nicht, weil er nur die geplanten Zeiten zeigt. Apps mit integrierter Zeiterfassung erledigen beides in einem System.

Was plant der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026?

Der Referentenentwurf des BMAS sieht eine elektronische, taggleiche Arbeitszeiterfassung vor – mit Übergangsfristen von einem Jahr (alle), zwei Jahren (unter 250 Beschäftigte) und fünf Jahren (unter 50 Beschäftigte). Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern sollen dauerhaft von der elektronischen Form befreit bleiben. Ein Gesetz ist das noch nicht.

Welche Bußgelder drohen rund um Dienstplan und Arbeitszeit?

Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten oder die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 € geahndet werden. In MiLoG-Branchen wie der Gastronomie drohen bei fehlender Aufzeichnung bis zu 30.000 €, bei Mindestlohn-Unterschreitung bis zu 500.000 €.

Wie berechne ich den Personalbedarf für den Dienstplan?

Multiplizieren Sie die Betriebsstunden pro Woche mit der nötigen Besetzung je Stunde und teilen Sie das Ergebnis durch die vertraglichen Wochenstunden. Planen Sie zusätzlich einen Puffer für Urlaub und Krankheit ein. Ein Rechenbeispiel finden Sie oben im Abschnitt Personalbedarf.

Lohnt sich eine Dienstplan-App schon für kleine Teams?

Ja. Ein Team mit zehn Personen zahlt bei Aplano im Core-Tarif 5 € im Monat und spart dafür Planungszeit, Rückfragen und Zettelwirtschaft. Auch die Pflicht zur Zeiterfassung lässt sich mit derselben App erfüllen, was doppelte Systeme vermeidet.

Sind Minusstunden durch den Dienstplan erlaubt?

Nur, wenn ein Arbeitszeitkonto arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart ist. Plant der Arbeitgeber einen Mitarbeiter schlicht zu wenig ein, gerät er in Annahmeverzug (§ 615 BGB) und muss die vereinbarte Vergütung trotzdem zahlen – einseitig aufgebaute Minusstunden sind unzulässig. Ein Stundenkonto in der Dienstplan-Software macht Plus- und Minusstunden für beide Seiten transparent.

Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan-App und Zeiterfassungs-App?

Eine Dienstplan-App plant die Soll-Zeiten: wer wann in welcher Schicht arbeitet. Eine Zeiterfassungs-App dokumentiert die Ist-Zeiten, also tatsächlichen Beginn, Ende und Pausen. Kombinierte Systeme wie Aplano im Pro-Tarif führen beides zusammen und gleichen Plan und Realität automatisch ab – das erfüllt zugleich die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022.

Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf eine Dienstplan-App?

Kleine und mittlere Teams sind meist innerhalb weniger Tage umgestellt: Mitarbeiter einladen, Schichtvorlagen anlegen, ersten Wochenplan veröffentlichen. Die meisten Anbieter bieten 14 bis 30 Tage Testphase, in der der alte Excel-Plan parallel weiterlaufen kann. Aufwändiger wird es nur bei Enterprise-Systemen mit Schnittstellen und Schulungen.

Quellen

1. Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de
2. Teilzeit- und Befristungsgesetz (§ 12 TzBfG): gesetze-im-internet.de · Gewerbeordnung (§ 106 GewO): gesetze-im-internet.de · Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 BetrVG): gesetze-im-internet.de
3. Arbeitszeitgesetz (§§ 3, 5, 16, 22 ArbZG): gesetze-im-internet.de · Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG): gesetze-im-internet.de
4. Referentenentwurf des BMAS zur ArbZG-Reform vom 18.06.2026, Einordnung: gleisslutz.com
5. Aplano – Preise: aplano.de/preise · Capterra: capterra.com.de · OMR: omr.com
6. Weitere Herstellerpreise (Stand Juli 2026): planday.com · papershift.com · planovo.de · Shyftplan-Einordnung: trusted.de