Aplano ist der Testsieger unseres Dienstplan-Vergleichs. Die deutsche Software plant Schichten in Echtzeit per Drag & Drop, bietet Schichttausch und offene Schichten per App, erfasst Arbeitszeit und warnt bei Ruhezeit-Konflikten – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar. Bewertung: Capterra 4,8/5, OMR 4,7/5.
Aplano gewinnt unseren Dienstplan-Vergleich durch die Kombination aus Echtzeit-Planer, starkem Mitarbeiter-Self-Service und integrierter Zeiterfassung – bei konkurrenzlos niedrigem Einstiegspreis. Abzüge gibt es nur für den noch ausbaufähigen Mitarbeiter-Self-Service.
Was ist Aplano?
Aplano ist eine Cloud-Software aus Deutschland für Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Mitarbeiterkommunikation. Sie richtet sich an Teams jeder Größe und wird branchenübergreifend eingesetzt. Nach Angaben des Anbieters nutzen über 2.000 Unternehmen die Software, darunter EDEKA, TUI und das DRK.
Der Dienstplaner im Detail
Kern von Aplano ist ein Echtzeit-Planer: Schichten werden per Drag & Drop erstellt, Vorlagen und wiederkehrende Dienste beschleunigen die Planung, und im Pro-Tarif schlägt eine Auto-Planung passende Besetzungen vor. Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Drag-&-Drop-Planung in Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Vorlagen & wiederkehrende Schichten für schnelle Wochenpläne
- Automatische Schichtplanung nach Qualifikationen und Verfügbarkeiten (Pro)
- Konfliktwarnungen bei Verstößen gegen Ruhezeiten
Mitarbeiter-Self-Service
Aplano bindet die Beschäftigten aktiv ein: Sie sehen ihren Plan in der App, tauschen Schichten, bewerben sich auf offene Dienste, hinterlegen Verfügbarkeiten und Wunschdienste und beantragen Urlaub. Das entlastet die Planung und senkt Ausfälle.
Zeiterfassung inklusive
Im Pro-Tarif erfasst Aplano auch die Arbeitszeit – per App, Browser oder Tablet-Terminal (RFID/Fingerprint). Geplante und gestempelte Zeiten stehen nebeneinander, Überstunden laufen automatisch mit.
Preise
| Tarif | Preis | Kern-Inhalte |
|---|---|---|
| Core | 0,50 € | Basis-Schichtplanung, Drag & Drop, Apps, Überstundenberechnung |
| Basic | 2,00 € | + Abwesenheiten, Schichttausch, Vorlagen, Pausenregeln, Benachrichtigungen |
| Pro | 4,50 € | + Zeiterfassung, offene Schichten, Auswertungen, Auto-Planung, Qualifikationen, Chat |
| Enterprise | auf Anfrage | + Datenmigration, Account Manager, individuelle Integration |
14 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte. Monatlich kündbar. Zahlung per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung.
Was kostet Aplano konkret? Drei Rechenbeispiele
Ein Zehn-Personen-Team zahlt für Aplano Core 5 € im Monat, für den Pro-Tarif mit Zeiterfassung 45 €. Bei 25 Mitarbeitern sind es 12,50 € (Core) bzw. 112,50 € (Pro), bei 50 Mitarbeitern 25 € bzw. 225 € monatlich – jeweils ohne Grundgebühr, Support-Pauschale oder Jahresbindung.
| Teamgröße | Core (0,50 €/MA) | Pro (4,50 €/MA) | Pro als Jahreskosten |
|---|---|---|---|
| 10 Mitarbeiter | 5,00 € | 45,00 € | 540 € |
| 25 Mitarbeiter | 12,50 € | 112,50 € | 1.350 € |
| 50 Mitarbeiter | 25,00 € | 225,00 € | 2.700 € |
Zum Vergleich: Planday Plus kostet für 10 Mitarbeiter 74,90 € im Monat (4,99 €/MA + 25 € Abogebühr), Papershift Premium 99 € (6,00 €/MA + 39 € Support-Paket). Die Gesamtübersicht liefert der Kostenvergleich.
Bewertungen
Aplano zählt zu den bestbewerteten Dienstplan-Lösungen: Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung), OMR Reviews 4,7/5 (206 Bewertungen, „Leader“ Dienstplanung Q3/2026), trusted.de Note 1,2. Nutzer loben die einfache Bedienung und Übersichtlichkeit: „Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet." (Adrian, Erholungseinrichtungen, Capterra).
Quellen: capterra.com.de/software/203835/aplano · omr.com/de/reviews/product/aplano · play.google.com (jeweils abgerufen Juli 2026).
Auch die Fachredaktion von trusted.de urteilt positiv (Testnote 1,2, Test 04/2025, aktualisiert 28.10.2025): „Ich bin ein großer Fan von Aplano. Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen und Features auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Kritisch merkt der Test lediglich den noch ausbaufähigen Self-Service an.
Das sagen Nutzer aus verschiedenen Branchen
Sicherheitsdienst
„Top! Einfach nur super! Ich nutze es schon lange. Bin sehr zufrieden!“ – Benjamin S., Security-Branche (Software Advice, Juni 2025)
Gebäudeservice
„Wir arbeiten seit fast 3 Jahren mit Aplano und sind sehr zufrieden.“ – Leif B., Facility Services (Software Advice, Juni 2025)
Gesundheitswesen
„Die klare Struktur sowie die Möglichkeit zur langfristigen Dienstplanung haben die Arbeitsatmosphäre deutlich verbessert.“ – Radu-Lucian J., Health/Wellness (Software Advice, Mai 2025)
Praxis-Team
„Einfache Benutzung mit nicht zu vielen Funktionen.“ – Anja, Tierarzt-Praxis (Capterra, Mai 2025)
Stärken und Schwächen
- Günstigster Einstieg (ab 0,50 €/MA), monatlich kündbar
- Echtzeit-Planer mit Auto-Planung und Vorlagen
- Starker Self-Service: Tausch, offene Schichten, Wünsche
- Zeiterfassung und Ruhezeit-Warnungen integriert
- Sehr gute Bewertungen (Capterra 4,8, OMR 4,7)
- Auto-Planung und Zeiterfassung erst ab Pro-Tarif
- Self-Service laut trusted.de noch ausbaufähig
- Mobile App in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform
So starten Sie mit Aplano
Der Einstieg läuft in fünf Schritten: Testkonto anlegen, Mitarbeiter per E-Mail einladen, Schichtvorlagen definieren, ersten Wochenplan veröffentlichen und nach 14 Testtagen den passenden Tarif wählen. Eine Kreditkarte ist für den Test nicht nötig, der Vertrag bleibt monatlich kündbar.
Testkonto anlegen
14 Tage mit vollem Pro-Umfang testen – ohne Kreditkarte und ohne automatischen Übergang in einen Bezahltarif.
Team einladen
Mitarbeiter erhalten eine Einladung und installieren die iOS- oder Android-App.
Regeln hinterlegen
Schichtvorlagen, Qualifikationen, Pausen- und Ruhezeitregeln sowie Stundenkonten einrichten.
Ersten Plan veröffentlichen
Schichten per Drag & Drop verteilen; das Team wird per Push benachrichtigt und bestätigt.
Tarif wählen
Nach dem Test reicht Core (0,50 €) für reine Planung; Zeiterfassung und Auto-Planung liefert Pro (4,50 €).
Mit Betriebsrat gilt: Die Einführung einer Planungs- und Zeiterfassungssoftware ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Binden Sie das Gremium daher vor dem Rollout ein und regeln Sie Zugriffe und Auswertungen in einer Betriebsvereinbarung.
Für wen eignet sich Aplano?
Aplano ist die richtige Wahl für Betriebe mit Schichtbetrieb, die günstig, flexibel und ohne lange Vertragsbindung planen wollen – von der Gastronomie über den Einzelhandel bis zur Pflege. Für hochkomplexe Industrieplanung ist Shyftplan spezialisierter, für reine Microsoft-Umgebungen kann Teams Schichten genügen.
Häufige Fragen
Was kostet Aplano?
Aplano rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (mit Zeiterfassung und Auto-Planung). Enterprise ist ab rund 250 Beschäftigten auf Anfrage erhältlich. 14 Tage lassen sich die Pro-Funktionen kostenlos testen (Stand Juli 2026).
Kann man mit Aplano Schichten tauschen?
Ja. Mitarbeiter können über die App Schichten untereinander tauschen und sich auf offene Schichten bewerben. Der Planer gibt Tausche frei, sodass die Besetzung immer stimmt.
Wie ist Aplano bewertet?
Auf Capterra erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung), auf OMR Reviews 4,7 von 5 (206 Bewertungen) mit dem Badge „Leader“ in der Kategorie Dienstplanung. trusted.de vergab die Note 1,2.
Für welche Branchen eignet sich Aplano?
Aplano wird branchenübergreifend eingesetzt – besonders in Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Arztpraxen, Logistik und Sicherheitsdiensten. Über Qualifikationen lassen sich branchenspezifische Anforderungen abbilden.
Gibt es Aplano kostenlos?
Einen dauerhaften Gratis-Tarif gibt es nicht. Der günstigste Einstieg liegt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat (Core). Neue Nutzer testen 14 Tage kostenlos mit vollem Pro-Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung in einen Bezahltarif.
Erfüllt Aplano die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Im Pro-Tarif erfasst Aplano Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch – per App, Browser oder Tablet-Terminal. Damit lässt sich die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 umsetzen; auch die im Referentenentwurf vom 18.06.2026 geplante elektronische Form wäre abgedeckt.
Wie viele Unternehmen nutzen Aplano?
Laut Anbieter setzen über 2.000 Unternehmen auf Aplano, darunter nach eigenen Angaben EDEKA, TUI und das DRK. Die Android-App verzeichnet über 50.000 Downloads im Play Store (Stand Juli 2026).
Lassen sich Stunden für die Lohnabrechnung exportieren?
Ja. Aplano stellt im Pro-Tarif Auswertungen und Exporte bereit, mit denen erfasste Stunden, Zuschläge und Stundenlöhne aufbereitet und an die Lohnabrechnung übergeben werden können.
Wie lange dauert die Einrichtung von Aplano?
Das Grund-Setup ist laut Anbieter in Minuten erledigt: Mitarbeiter einladen, Schichtvorlagen anlegen, ersten Wochenplan veröffentlichen. Für Qualifikationen, Zuschläge und Zeiterfassungs-Regeln sollten Betriebe zusätzlich ein bis zwei Stunden Konfiguration einplanen.
Quellen
- Aplano – Preise: aplano.de/preise
- Capterra – Aplano: capterra.com.de · OMR: omr.com · trusted.de: trusted.de