Dienstplanung in der Gastronomie muss flexibel auf Stoßzeiten, Saison und viele Aushilfen reagieren. Empfehlenswert sind Apps mit schnellem Schichttausch, mobiler Verfügbarkeitsabfrage und einem Tablet-Terminal am Tresen – etwa Aplano. Wichtig: Das Gastgewerbe zählt zu den MiLoG-Branchen – Arbeitszeiten sind binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Was Gastro-Dienstplanung besonders macht
- Stoßzeiten: Mittags- und Abendgeschäft verlangen präzise Besetzung.
- Saisonalität: Sommer, Feiertage und Events erfordern flexible Kapazitäten.
- Viele Aushilfen & Minijobber: wechselnde Verfügbarkeiten, kurzfristiger Tausch.
- Enge Margen: Personalkosten müssen im Blick bleiben.
Im Gastgewerbe gilt nach § 17 MiLoG in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz eine strenge Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind spätestens innerhalb von sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Das gilt neben der Gastronomie u. a. auch für Bau- und Gebäudereinigungsbetriebe. Eine App mit integrierter Zeiterfassung erledigt das automatisch.
Quellen: § 17, § 21 MiLoG; Bundesregierung (Mindestlohnerhöhung 2026); Minijob-Zentrale (Geringfügigkeitsgrenze 2026); Zoll – Aufzeichnungspflichten.
Minijobber und Werkstudenten richtig einplanen
Bei Minijobbern begrenzt die Verdienstgrenze von 603 € im Monat (2026) die planbaren Stunden: Beim Mindestlohn von 13,90 € sind das rechnerisch gut 43 Stunden monatlich. Werkstudenten dürfen in der Vorlesungszeit höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten. Gute Planungssoftware hinterlegt solche Grenzen je Vertrag und warnt vor Überschreitung.
Die Mischung aus Festangestellten, Minijobbern, Werkstudenten und Aushilfen macht Gastro-Pläne komplex: Jede Vertragsart bringt eigene Stundengrenzen mit, und Verstöße fallen erst bei der Lohnabrechnung oder einer Prüfung auf. Deshalb gehören die Grenzen in das Planungssystem selbst – als Stundenkonto je Person mit Warnung, bevor eine zusätzliche Schicht die Minijob-Grenze oder die 20-Stunden-Regel reißt. Für Auszubildende und Jugendliche gelten zusätzlich die Schutzregeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes, etwa engere Arbeitszeitfenster.
Stoßzeiten planen: Beispiel-Tagesbesetzung
| Zeitfenster | Service | Küche | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| 10–12 Uhr (Vorbereitung) | 1 | 2 | Aufbau, Lieferungen, Mise en Place |
| 12–14 Uhr (Mittagsgeschäft) | 3 | 3 | Stoßzeit – zusätzliche Zwischenschicht |
| 14–18 Uhr (ruhige Phase) | 1 | 1 | ggf. Teildienst-Pause |
| 18–22 Uhr (Abendgeschäft) | 4 | 3 | Stoßzeit – volle Besetzung |
| 22–23 Uhr (Abschluss) | 2 | 1 | Abrechnung, Reinigung |
Beispielwerte zur Veranschaulichung – die passende Besetzung hängt von Platzzahl, Karte und Frequenz ab. Bewährt: Besetzungsstunden je Zeitfenster aus den Umsätzen der Vorwochen ableiten und als Vorlage speichern.
Praxis-Tipps für den Gastro-Dienstplan
- Verfügbarkeiten der Aushilfen digital abfragen statt per Chat sammeln
- Schichttausch per App freigeben, damit die Besetzung stimmt
- Stoßzeiten mit erfahrenen Kräften absichern
- Personalkosten je Schicht im Blick behalten
Empfehlung für die Gastronomie
Aplano verbindet flexiblen Schichttausch, mobile Verfügbarkeiten und ein Tablet-Terminal am Tresen mit integrierter Zeiterfassung – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat. Zum Vergleich.
Häufige Fragen
Welche Dienstplan-App eignet sich für die Gastronomie?
Apps mit schnellem Schichttausch, mobiler Verfügbarkeitsabfrage und Tablet-Terminal sind ideal. Aplano deckt das ab und erfasst zugleich die Arbeitszeit, was in der Gastronomie ohnehin Pflicht ist.
Gilt in der Gastronomie eine besondere Aufzeichnungspflicht?
Ja. Im Gastgewerbe müssen Arbeitszeiten nach dem Mindestlohngesetz zeitnah (binnen sieben Tagen) aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine App mit Zeiterfassung erfüllt das automatisch.
Wie plane ich Aushilfen und Minijobber fair ein?
Indem Sie Verfügbarkeiten digital abfragen und Schichttausch per App ermöglichen. So bleiben wechselnde Einsatzzeiten transparent und die Besetzung stimmt auch zu Stoßzeiten.
Wie viele Stunden darf ein Minijobber 2026 arbeiten?
Das regelt die Verdienstgrenze: 603 € im Monat (Stand 2026). Beim Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde entspricht das rechnerisch gut 43 Stunden monatlich; bei höherem Stundenlohn entsprechend weniger. Ein Stundenkonto in der Planungs-App warnt, bevor die Grenze überschritten wird.
Sind Teildienste in der Gastronomie erlaubt?
Ja, geteilte Dienste mit Nachmittagsunterbrechung sind zulässig. Die Ruhezeit von elf Stunden gilt erst nach Ende des letzten Dienstteils – wer bis 23 Uhr arbeitet, darf regulär frühestens um 10 Uhr wieder beginnen. Weil Teildienste unbeliebt sind, sollten sie fair rotieren.
Welche Bußgelder drohen bei fehlender Zeiterfassung im Gastgewerbe?
Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG können mit bis zu 30.000 € geahndet werden, die Nichtzahlung des Mindestlohns mit bis zu 500.000 €. Ab 2.500 € Geldbuße droht zudem der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.
Wie plane ich Saisonspitzen wie Terrassen- oder Weihnachtsgeschäft?
Mit Vorlagen aus dem Vorjahr: Besetzungsstunden der Saisonwochen speichern, Aushilfen-Pool früh aktivieren und Verfügbarkeiten digital abfragen. Offene Schichten in der App fangen kurzfristige Spitzen ab, ohne dass die Stammbesetzung dauerhaft aufgestockt werden muss.
Wie viele Stunden am Stück darf in der Gastronomie gearbeitet werden?
Werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn der Durchschnitt von acht Stunden binnen sechs Monaten eingehalten wird (§ 3 ArbZG). Ab sechs Stunden sind 30 Minuten Pause Pflicht, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Ruhezeit von elf Stunden darf in Gaststätten um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn das innerhalb eines Monats ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
Quellen
- Mindestlohngesetz (§§ 17, 21 MiLoG): gesetze-im-internet.de · Branchenkatalog § 2a SchwarzArbG: gesetze-im-internet.de · Zoll – Aufzeichnungspflichten: zoll.de
- Mindestlohn 2026 (13,90 €): bundesregierung.de · Minijob-Grenze 2026 (603 €): minijob-zentrale.de
- Aplano – Dienstplanung & Zeiterfassung: aplano.de