Dienstplan-Software kostet zwischen 0,50 € (Aplano Core) und 6,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Papershift Premium, zzgl. 39 € Support-Paket); Enterprise-Systeme wie Shyftplan oder Quinyx rechnen individuell ab. Für die Auswahl zählen Gesamtkosten, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App und die mitbestimmungskonforme Einführung.
Was kostet Dienstplan-Software?
Dienstplan-Software kostet als Cloud-Abo zwischen 0,50 € und 6,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Stand Juli 2026). Aplano ist mit 0,50 € der günstigste Einstieg, Papershift Premium mit 6,00 € plus 39 € Support-Pflichtgebühr das obere Ende der Listenpreise. Enterprise-Systeme wie Shyftplan oder Quinyx kalkulieren individuelle Projektpreise.
Die Balken zeigen Listenpreise pro Mitarbeiter – entscheidend sind aber die Gesamtkosten. Drei Preismodelle prägen den Markt. Modell eins ist der reine Pro-Kopf-Preis ohne Fixkosten, wie ihn Aplano und Planovo nutzen. Modell zwei kombiniert Pro-Kopf-Preis und feste Gebühren: Planday Plus verlangt 25 € Abogebühr, Papershift ein Support-Paket ab 39 € monatlich. Modell drei ist das individuelle Angebot für große Organisationen, etwa bei Shyftplan (laut trusted.de ab rund 700 €/Monat) und Quinyx – dort kommen Einführungsprojekte und Schulungen hinzu.
| Software | 10 MA | 25 MA | 50 MA | Zeiterfassung enthalten? |
|---|---|---|---|---|
| Aplano Core | 5,00 € | 12,50 € | 25,00 € | nein (erst Pro) |
| Planovo LIGHT | 20,00 € | 50,00 € | 100,00 € | nein (erst FULL) |
| Planday Starter | 29,90 € | 74,75 € | 149,50 € | einfache Erfassung |
| Aplano Pro | 45,00 € | 112,50 € | 225,00 € | ja |
| Planday Plus | 74,90 € | 149,75 € | 274,50 € | ja |
| Papershift Premium | 99,00 € | 189,00 € | 339,00 € | ja |
Alle Werte netto, zzgl. MwSt.; Planday rechnet in 5er-Nutzerblöcken ab und bindet Plus-Kunden 12 Monate. Für ein typisches kleines Team liegen die Gesamtkosten damit je nach System zwischen rund 5 € und 100 € im Monat.
Welches Dienstplan-Programm passt zu welchem Betrieb?
Kleine Teams fahren mit Pro-Kopf-Tarifen ohne Grundgebühr am günstigsten (Aplano, Planovo). Filial- und Mittelstandsbetriebe profitieren von Lohn-Schnittstellen und Mehrstandort-Funktionen (Aplano Pro, Planday, Papershift). Industrie und Konzerne brauchen regelbasierte Automatik und Projektbegleitung (Shyftplan, Quinyx).
Kleinstbetrieb (bis 10 MA)
Pro-Kopf-Preis ohne Fixkosten zählt: Aplano Core kostet 5 € im Monat, Microsoft Teams „Schichten“ ist mit vorhandenem M365 gratis.
KMU mit Schichtbetrieb (10–50 MA)
Zeiterfassung, Schichttausch und Auswertungen werden Pflicht: Aplano Pro (45–225 €/Monat) oder Planday Starter/Plus.
Mittelstand & Filialisten (50–250 MA)
Mehrere Standorte, Rollenrechte, Lohnexporte: Aplano Pro/Enterprise, Papershift oder Factorial mit HR-Suite.
Industrie & Konzern (250+ MA)
Komplexe Schichtsysteme, KI-Bedarfsprognosen, SAP-Anbindung: Shyftplan oder Quinyx – mit mehrmonatiger Einführung.
Dienstplan-Software einführen: in 7 Schritten
Die Einführung gelingt in sieben Schritten: Anforderungen definieren, Anbieter vergleichen, Betriebsrat einbinden, Testphase mit echtem Plan fahren, Regeln und Stammdaten einrichten, Team schulen und nach vier Wochen Feinjustieren. KMU schaffen das in ein bis zwei Wochen, Enterprise-Projekte dauern Monate.
Anforderungen klären
Teamgröße, Standorte, Qualifikationen, Zeiterfassung ja/nein, Budget je Mitarbeiter festlegen.
Anbieter shortlisten
Zwei bis drei Tools anhand von Preis, Funktionen und Bewertungen auswählen – die Vergleichstabelle hilft.
Betriebsrat einbinden
Die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; Zugriffe und Auswertungen per Betriebsvereinbarung regeln.
Testphase nutzen
14 bis 30 Tage mit einem echten Wochenplan testen, nicht mit Spieldaten – erst so zeigen sich Lücken.
Regeln hinterlegen
Schichtvorlagen, Pausen- und Ruhezeitregeln, Zuschläge, Stundenkonten und Qualifikationen einrichten.
Team schulen
Mitarbeiter installieren die App, lernen Tausch und Verfügbarkeiten; Planer üben Auswertungen und Freigaben.
Nachjustieren
Nach vier Wochen Feedback einsammeln, Besetzungsregeln schärfen und ungenutzte Funktionen abschalten.
Personaleinsatzplanung: Automatik und KI
Moderne Personaleinsatzplanung erstellt Planvorschläge automatisch aus Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitregeln. Branchenangaben zufolge sinkt der Planungsaufwand durch solche Automatisierung um 30 bis 60 Prozent – eine Anbieterzahl ohne unabhängige Studie, die aber die Richtung zeigt. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Auto-Planung ist inzwischen auch im KMU-Segment angekommen: Aplano schlägt im Pro-Tarif Besetzungen nach Qualifikation und Verfügbarkeit vor, Planday bietet automatische Planung im Pro-Paket, Shyftplan und Quinyx arbeiten mit KI-Bedarfsprognosen für große Belegschaften. Beratungsangaben beziffern die Ersparnis auf 30–60 % des Planungsaufwands (Management Circle, Anbieterangabe). Auch die Forschung arbeitet am Thema: Das Fraunhofer IKS entwickelt Schichtplanungsagenten mit Reinforcement Learning für Krankenhäuser. Wichtig bleibt der Freigabe-Vorbehalt – automatische Vorschläge ersetzen weder billiges Ermessen noch die Mitbestimmung des Betriebsrats.
Empfehlung der Redaktion
Preis-Leistungs-SiegerFür die meisten Betriebe ist Aplano die beste Dienstplan-App: Echtzeit-Planer mit Drag & Drop, Schichttausch und offene Schichten per App, integrierte Zeiterfassung und automatische Warnungen bei Ruhezeit-Konflikten – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar. Auf Capterra erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen).
Häufige Fragen
Was kostet Dienstplan-Software pro Mitarbeiter?
Die Listenpreise reichen von 0,50 € (Aplano Core) über 2,00 € (Planovo) und 2,99 € (Planday Starter) bis 6,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Papershift Premium). Dazu können Grundgebühren und Pflicht-Supportpakete kommen. Stand: Juli 2026.
Welche Dienstplan-Programme gibt es für Unternehmen?
Für KMU: Aplano, Planovo, Planday und Papershift. Für Microsoft-Umgebungen: Teams „Schichten“. Für HR-Komplettbedarf: Factorial. Für Industrie und Konzerne: Shyftplan und Quinyx mit KI-gestützter Planung und individuellen Preisen.
Erstellt Dienstplan-Software den Plan automatisch?
Teilweise. Aplano (Pro), Planday (Pro), Shyftplan und Quinyx erzeugen automatische Planvorschläge aus Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln. Die Planung prüft und veröffentlicht den Vorschlag – die Verantwortung und die Mitbestimmung des Betriebsrats bleiben unberührt.
Ist die Einführung von Dienstplan-Software mitbestimmungspflichtig?
Ja. Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann – dazu zählen Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme – unterliegt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung zu Zugriffsrechten, Auswertungen und Löschfristen.
Cloud-Abo oder Kauf-Software: Was ist besser?
Cloud-Abos dominieren den Markt: keine Server, automatische Updates, Mitarbeiter-Apps und monatliche Kündbarkeit (etwa bei Aplano). Klassische Kauf-Software ohne App und Self-Service gilt im Schichtbetrieb als überholt, weil Änderungen das Team nicht mehr erreichen.
Wie viel Zeit spart Dienstplan-Software gegenüber Excel?
Anbieter- und Beratungsangaben beziffern die Ersparnis auf 30 bis 60 Prozent des Planungsaufwands; eine unabhängige Studie dazu fehlt. Unstrittig sind die Mechanismen: Vorlagen ersetzen wiederkehrende Tipparbeit, Tauschanfragen laufen ohne die Planung ab, und Push-Benachrichtigungen ersparen Rückfragen nach dem aktuellen Plan.
Läuft Dienstplan-Software auch auf dem Smartphone?
Ja, Mitarbeiter-Apps für iOS und Android gehören zum Standard: Beschäftigte sehen dort ihren Plan, tauschen Schichten und stempeln teils die Arbeitszeit. Die Aplano-App verzeichnet über 50.000 Downloads im Play Store; auch Planday und Connecteam gelten als App-stark (Stand Juli 2026).
Welche Schnittstellen und Exporte sind bei Dienstplan-Software wichtig?
Wichtig sind Exporte für die Lohnabrechnung (Stunden, Zuschläge), Kalender-Synchronisation für die Mitarbeiter und in größeren Betrieben API sowie Single Sign-on. Bei Aplano sind Auswertungen, Exporte, API und SSO im Pro-Tarif enthalten; Enterprise-Systeme bieten zusätzlich individuelle Integrationen.
Ist Dienstplan-Software mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn der Betrieb sie korrekt einführt: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter schließen, Zugriffsrechte nach Rollen vergeben und Löschfristen definieren. Mit Betriebsrat gehören diese Punkte in die Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil Planungs- und Zeiterfassungsdaten Rückschlüsse auf das Verhalten der Beschäftigten zulassen.
Quellen
- Preisseiten (Stand Juli 2026): aplano.de · planovo.de · planday.com · papershift.com · microsoft.com
- Shyftplan-Preiseinordnung: trusted.de · KI-Effizienzangabe (30–60 %, Anbieterangabe): managementcircle.de · Forschung: Fraunhofer IKS
- Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 BetrVG): gesetze-im-internet.de