Dienstplan in der Pflege: Apps & rechtliche Besonderheiten

Was macht die Pflege-Dienstplanung besonders?

Die Pflege-Dienstplanung ist besonders, weil vier Anforderungen gleichzeitig erfüllt sein müssen: Qualifikationsmix, Personalbemessung, Ausfallmanagement und Wunschdienste.

• Qualifikationen: examinierte Kräfte, Hilfskräfte und Auszubildende müssen korrekt zugeordnet werden.
• Personalbemessung: Vorgaben wie die Personalbemessung in der Langzeitpflege (PeBeM) verlangen eine nachvollziehbare Besetzung.
• Ausfallmanagement: Krankheitsausfälle müssen schnell und fair kompensiert werden.
• Wunschdienste: Berücksichtigung von Wünschen erhöht die Zufriedenheit und senkt Fluktuation.

Was ist PeBeM und wie verändert sie den Dienstplan?

Quellen: § 113c SGB XI; Relias, „PeBeM – was stationäre Pflegeeinrichtungen wissen müssen“ (Stand 24.10.2025); sanapol.de/magazin/pebem.

Praktisch heißt das: Die Leitung plant nicht mehr „eine Fachkraft pro Schicht“, sondern einen Mix, der zur Pflegegradstruktur der Bewohner passt. Fällt eine examinierte Kraft aus, genügt kein beliebiger Ersatz – die Vertretung muss das passende Qualifikationsniveau mitbringen. Ohne Software, die Qualifikationen je Mitarbeiter hinterlegt und die Besetzung je Schicht auswertet, ist diese Nachweisführung kaum noch handhabbar.

Wie sieht eine Schichtbesetzung nach Qualifikation aus?

Eine Schichtbesetzung nach Qualifikation weist jede Schicht getrennt nach QN 4, QN 3 und QN 1–2 aus – die Nachtschicht kommt dabei mit weniger, aber höher qualifiziertem Personal aus als die Frühschicht.

Die tatsächliche Soll-Besetzung ergibt sich aus der einrichtungsindividuellen PeBeM-Berechnung anhand der Bewohner- und Pflegegradstruktur. Das Schema zeigt nur das Planungsprinzip: je Schicht wird pro Qualifikationsniveau besetzt, nicht pauschal pro Kopf.

Wie setze ich Wunschdienste fair um?

Viele Einrichtungen nutzen Mitplanung inzwischen gezielt zur Mitarbeiterbindung: Wer seinen Dienstplan mitgestaltet, tauscht seltener und bleibt länger. Wichtig ist die Balance – Wünsche werden berücksichtigt, aber Versorgungssicherheit und Qualifikationsmix gehen vor. Eine App macht die Regeln sichtbar: Jeder sieht, bis wann Wünsche möglich sind, und erhält den finalen Plan mit Push-Benachrichtigung aufs Handy. Zu beachten bleibt: Tarifverträge und AVR enthalten teils eigene Vorgaben zur Dienstplan-Bekanntgabe, die den allgemeinen Grundsätzen vorgehen.

Was muss eine Dienstplan-App für die Pflege können?

Eine Dienstplan-App für die Pflege muss fünf Dinge können: Qualifikationen bei der Planung prüfen, Schichttausch und Springer verwalten, vor Ruhezeit-Verstößen warnen, Wunschdienste einsammeln und Nachweise auswerten.

• Qualifikationsprüfung bei der Planung
• Schneller Schichttausch und Springer-Verwaltung per App
• Ruhezeit- und Höchstarbeitszeit-Warnungen
• Wunschdienste und Verfügbarkeiten
• Auswertungen für Nachweise und Lohn

Häufige Fragen

Welche Dienstplan-App ist die beste für die Pflege?

Empfehlenswert sind Apps mit Qualifikationsverwaltung und schnellem Schichttausch. Aplano bildet diese Anforderungen ab und ist zugleich günstig; für sehr große Träger kann eine Enterprise-Lösung wie Quinyx sinnvoll sein.

Wie hilft Software beim Ausfallmanagement in der Pflege?

Fällt eine Kraft aus, zeigt die App verfügbare, passend qualifizierte Springer und ermöglicht einen schnellen, dokumentierten Tausch – oft direkt über die Mitarbeiter-App.

Berücksichtigen Dienstplan-Apps den Personalschlüssel?

Gute Apps machen die Besetzung je Schicht und Qualifikation transparent, sodass Vorgaben wie die Personalbemessung nachvollziehbar eingehalten und dokumentiert werden können.

Was ist PeBeM und seit wann gilt sie?

PeBeM steht für die Personalbemessung in der Langzeitpflege nach § 113c SGB XI. Sie gilt seit dem 1. Juli 2023; nach dem Ende der Konvergenzphase am 31.12.2025 wird sie seit dem 1. Januar 2026 in vollstationären Einrichtungen vollständig angewendet. Geplant wird seither nach drei Qualifikationsniveaus statt nach starrer Fachkraftquote.

Wie weit im Voraus muss der Dienstplan in der Pflege bekannt sein?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Pflege gelten aber häufig Tarifverträge oder AVR mit eigenen, vorrangigen Bekanntgabefristen. Ohne solche Regeln dient die Vier-Tage-Wertung aus § 12 Abs. 3 TzBfG als Orientierung; üblich sind Monatspläne bis zur Mitte des Vormonats.

Was kostet eine Dienstplan-App für den Pflegedienst?

Ein ambulanter Dienst mit 25 Mitarbeitenden zahlt bei Aplano 12,50 € (Core) bis 112,50 € (Pro inkl. Zeiterfassung und Qualifikationen) im Monat. Enterprise-Systeme für große Träger rechnen individuell ab. Preisdetails zeigt der Software-Kostenvergleich.

Hilft eine App bei kurzfristigen Ausfällen im Pflegedienst?

Ja. Die Planung schreibt den offenen Dienst in der App aus und benachrichtigt nur Kräfte mit passendem Qualifikationsniveau. Wer übernimmt, wird dokumentiert – inklusive Ruhezeit-Prüfung. Das ersetzt die Telefonkette und hält die PeBeM-konforme Besetzung nachweisbar.

Dürfen Pflegekräfte aus dem Frei zum Dienst geholt werden?

Nur freiwillig. Ein im Dienstplan eingetragener freier Tag ist verbindlich; ohne angeordnete Rufbereitschaft besteht weder eine Pflicht, ans Telefon zu gehen, noch einzuspringen. Wer freiwillig übernimmt, muss trotzdem die Ruhezeiten einhalten. Nachhaltiger als die Telefonkette sind Springer-Pools und offene Schichten in der App.

Gilt die 11-Stunden-Ruhezeit auch in der Pflege?

Ja, grundsätzlich sind auch in der Pflege elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten Pflicht. § 5 Abs. 2 ArbZG erlaubt in Pflege- und Behandlungseinrichtungen eine Verkürzung um bis zu eine Stunde, wenn sie binnen eines Monats durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Gute Planungssoftware warnt bei Verstößen automatisch.

Quellen

1. Sozialgesetzbuch XI (§ 113c SGB XI – Personalbemessung): gesetze-im-internet.de
2. Relias – PeBeM-Überblick (Stand 24.10.2025): relias.de · sanapol – PeBeM-Magazin: sanapol.de
3. Arbeitszeitgesetz (ArbZG): gesetze-im-internet.de
4. Aplano – Dienstplanung: aplano.de