Dauerhaft kostenlose Dienstplan-Software existiert, ist aber die Ausnahme – und sie hört an vorhersehbaren Stellen auf. Ohne Zeitlimit planen lassen sich dienstplan-einfach.de, Mein Schichtplan, die Basisversion von mesaplan, der Gratis-Schichtplaner von Kenjo sowie Microsoft Teams „Schichten“ im bereits bezahlten Teams-Abo; dazu kommen Excel und Google Sheets. Die zweite, häufigere Bedeutung von „kostenlos“ ist dagegen nur eine Testphase: ShiftJuggler gewährt 30 Tage, Papershift 14 Tage – einen Gratis-Tarif hat keiner von beiden. Bei den echten Gratis-Werkzeugen endet der Funktionsumfang fast immer an denselben vier Stellen: Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, mehrere Standorte und Support.
Die Suche nach kostenloser Dienstplan-Software führt zuverlässig auf zwei Sorten von Seiten. Die einen bewerben ein Produkt, das sich nach 14 oder 30 Tagen in ein Abo verwandelt. Die anderen sind tatsächlich gratis, benennen aber selten, was sie nicht können. Dieser Artikel nennt die Werkzeuge, die dauerhaft nichts kosten, führt ihre vom Anbieter selbst dokumentierten Grenzen auf und zeigt, an welchem Punkt der Verzicht auf einen Bezahltarif mehr kostet als der Tarif. Alle Angaben stammen von den Anbieterseiten, abgerufen am 4. August 2026.
Welche Dienstplan-Tools sind dauerhaft kostenlos?
| Werkzeug | Kostenmodell | Belegte Lücken |
|---|---|---|
| dienstplan-einfach.de | dauerhaft gratis (Eigenaussage „0 € / für immer“) | keine Zeiterfassung, keine Urlaubsverwaltung, keine Mitarbeiter-App |
| Mein Schichtplan | dauerhaft gratis | kein Urlaubsplaner, keine Zeiterfassung, keine Mitarbeiterverwaltung, keine Auswertungen, kein Arbeitszeitkonto, kein Support |
| mesaplan (Basis) | kostenlos | Umfang und Preis der Premium-Stufe öffentlich nicht abrufbar |
| Kenjo Gratis-Schichtplaner | kostenlos, ohne Registrierung | keine mehreren Standorte, keine automatische Zeiterfassung, kein Abwesenheitsmanagement |
| Microsoft Teams „Schichten“ | im vorhandenen Teams-Abo enthalten | Teams-Lizenz für jede Person nötig, keine Gastnutzer, nicht in den Behördenclouds GCC High und DoD |
| Excel / Google Sheets | 0 € bei vorhandener Lizenz | keine Änderungshistorie, keine Prüfung der Arbeitszeitgrenzen, keine Benachrichtigung |
| ShiftJuggler | kein Gratis-Tarif – 30 Tage Test | Paketpreise nur über den Kalkulator, keine öffentliche Preisliste |
| Papershift | kein Gratis-Tarif – 14 Tage Test | Schichtplanung erst ab Premium (6,00 € je Mitarbeiter/Monat), Support-Pakete kosten extra |
Angaben der jeweiligen Anbieterseiten, abgerufen am 4. August 2026. Die Spalte „Belegte Lücken“ nennt nur Funktionen, die der Anbieter selbst als nicht enthalten ausweist – nicht jede Lücke, die im Betrieb auffallen mag.
Die Gratis-Werkzeuge im Einzelnen
dienstplan-einfach.de
Der Anbieter wirbt mit „0 € / für immer“, „100 % kostenlos“ und „keine Registrierung nötig“; der fertige Plan lässt sich als PDF, Excel, iCal, CSV oder JSON exportieren. Damit deckt das Werkzeug genau den ersten Schritt ab: ein Schichtraster füllen und weitergeben. Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und eine Mitarbeiter-App gibt es nicht. Offen bleibt außerdem, wer hinter dem Angebot steht, wo die Pläne gespeichert werden und wie es finanziert wird – wer personenbezogene Dienstpläne einträgt, sollte diese Punkte vor der Nutzung klären.
Mein Schichtplan und ShiftJuggler
Mein Schichtplan ist die dauerhaft kostenlose Variante des Anbieters ShiftJuggler. Bemerkenswert ist die Begründung des Anbieters selbst: Weil Mein Schichtplan so einfach sei, glaube man, dass kein Support nötig sei. Gegenüber dem Bezahlprodukt fehlen Urlaubsplaner, Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Auswertungen und Arbeitszeitkonto. ShiftJuggler selbst ist nicht kostenlos: Der Anbieter stellt 30 Tage „kostenlos, unverbindlich und vollumfänglich“ zur Verfügung und rechnet danach in Paketen ab, deren Beträge nur über einen Kalkulator ermittelt werden – eine öffentliche Preisliste, die sich zitieren ließe, gibt es nicht.
mesaplan
mesaplan formuliert es knapp: „Das Programm kostet Sie keinen Pfennig.“ Nach Anbieterangabe skaliert es von zwei bis zu 200 oder mehr Beschäftigten. Über der Basisstufe liegt eine Premium-Variante – deren Umfang und Preis sind auf den Preisseiten allerdings nicht abrufbar. Wer mesaplan erwägt, sollte beides direkt beim Anbieter erfragen.
Kenjo Gratis-Schichtplaner
Kenjo stellt einen Schichtplaner „ohne Registrierung, ohne versteckte Kosten“ bereit: Drag & Drop, Wochenansicht und Pausen direkt im Browser. Der Anbieter benennt die Grenzen ungewöhnlich klar – mehrere Standorte, automatische Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement sind nicht enthalten, sie gehören zum kostenpflichtigen HR-Produkt. Wie lange Daten gespeichert werden und ob es eine Obergrenze für die Zahl der Beschäftigten gibt, ist nicht dokumentiert.
Microsoft Teams „Schichten“
Wer ohnehin mit Microsoft Teams arbeitet, hat die Schichtplanung bereits bezahlt: „Schichten“ ist standardmäßig aktiviert und verursacht keine Zusatzkosten. Die Bedingung steht in der Dokumentation: Jede beteiligte Person braucht eine Teams-Lizenz. Gastnutzer werden nicht unterstützt, und in den US-Behördenclouds GCC High und DoD steht die Funktion nicht zur Verfügung. Häufig kursiert die Angabe, „Schichten“ sei auf bestimmte Enterprise-Pläne beschränkt – in der offiziellen Dokumentation findet sich diese Einschränkung nicht, weshalb wir sie hier nicht behaupten.
Excel und Google Sheets
Die Tabellenkalkulation bleibt das meistgenutzte Planungswerkzeug überhaupt, und bei vorhandener Lizenz kostet sie im Dienstplan-Einsatz nichts extra. Der realistische Kostenpunkt ist nicht die Lizenz, sondern die Arbeitszeit: Jede Änderung wird von Hand nachgezogen und einzeln kommuniziert. Es gibt keine Änderungshistorie und keine Prüfung der Arbeitszeitgrenzen. Eine fertige Vorlage samt Formeln und einer ehrlichen Grenzbeschreibung liegt auf der Seite Dienstplan-Vorlage in Excel.
Die Abbildungen zeigen die öffentlich zugänglichen Startseiten der Anbieter, aufgenommen im August 2026. Sie dienen der Illustration; Marken-, Bild- und Urheberrechte liegen bei den jeweiligen Anbietern. Für Mein Schichtplan ist der gemeinsame Produktauftritt unter shiftjuggler.com abgebildet.
Wo „kostenlos“ regelmäßig endet
Vergleicht man die Angebote nebeneinander, zeigt sich ein wiederkehrendes Muster. Gratis ist das Planen selbst – das Raster, die Verteilung der Dienste, der Export. Kostenpflichtig wird alles, was nach der Veröffentlichung des Plans passiert: die Erfassung der tatsächlichen Zeiten, Abwesenheits- und Urlaubskonten, mehrere Standorte, die Mitarbeiter-App mit Benachrichtigung – und der Support.
Zusammenfassung der auf den Anbieterseiten dokumentierten Funktionsstände, abgerufen am 4. August 2026. Keine Messwerte.
Diese Grenze ist kein Zufall. Der Plan ist ein Dokument, das sich in einem Formular erzeugen lässt. Alles danach verlangt Nutzerkonten, Rollen, Benachrichtigungen, Datenhaltung über Monate und Ansprechpartner bei Rückfragen – und genau daran hängen die laufenden Kosten eines Anbieters. Wer ein Gratis-Werkzeug bewertet, sollte deshalb nicht fragen, ob es einen Plan erstellen kann. Sondern, was passiert, wenn dieser Plan sich ändert.
„Gratis“ heißt oft nur „befristeter Test“
Das zweite Muster betrifft die Sprache. Ein erheblicher Teil der Angebote, die in Suchergebnissen als kostenlos auftauchen, meint eine Testphase. ShiftJuggler stellt 30 Tage bereit, Papershift 14 – Papershift hat ausdrücklich keinen Gratis-Tarif, und die Schichtplanung liegt dort erst im Premium-Tarif für 6,00 € je Mitarbeiter und Monat, zzgl. Umsatzsteuer und bei Jahresvertrag. Auch die Support-Pakete des Anbieters (39, 99 und 399 € monatlich) kommen gegebenenfalls obendrauf. Das ist keine Kritik am Modell, sondern eine Frage der Einordnung: Eine Testphase ist ein Auswahlinstrument, kein Betriebsmodell – gerechnet wird mit dem Tarif, der danach greift.
Was ein Gratis-Dienstplan nicht abdeckt: die Zeiterfassung
Der wichtigste Punkt bei allen Gratis-Werkzeugen ist zugleich der am häufigsten übersehene: Ein Dienstplan ist ein Soll, keine Aufzeichnung. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglich geleisteten Arbeitszeit erfasst werden. In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – Baugewerbe, Gastronomie, Gebäudereinigung, Transport und weitere – verlangt § 17 MiLoG darüber hinaus die tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertag, aufzubewahren mindestens zwei Jahre. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG gilt für die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit ebenfalls eine zweijährige Aufbewahrungsfrist.
Kein einziges der oben genannten Gratis-Werkzeuge erfasst Ist-Zeiten. Wer also nur den Plan gratis führt, betreibt eine zweite Aufzeichnung daneben – meist als weitere Tabelle. Diese Doppelpflege ist der Punkt, an dem die Rechnung kippt, denn sie kostet jeden Monat Arbeitszeit und erzeugt Abweichungen zwischen Plan und Nachweis. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung; die Frage, welche Aufzeichnungspflichten im konkreten Betrieb greifen, gehört in die Prüfung des Einzelfalls.
Entscheidungslogik: Wann reicht ein Gratis-Tool?
Aus den dokumentierten Grenzen lässt sich eine brauchbare Entscheidungsregel ableiten. Ein Gratis-Werkzeug genügt, solange vier Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Der Plan ändert sich nach der Veröffentlichung selten. Es gibt einen Standort. Die Zeiterfassung läuft ohnehin an anderer Stelle und ist dort sauber geregelt. Und niemand muss den Plan mobil abrufen oder Schichten tauschen. Fällt eine dieser Bedingungen weg, verschiebt sich der Aufwand vom Werkzeug auf die planende Person – und zwar dauerhaft.
Umgekehrt ist der Preisabstand zwischen „gratis“ und „günstig“ im Dienstplan-Markt klein: Einstiegstarife beginnen bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat, ein Zehn-Personen-Team plant damit ab 5 € monatlich. Ob sich das rechnet, hängt an der Änderungshäufigkeit, nicht an der Teamgröße – die Rechnung steht im Beitrag Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eine Dienstplan-App?. Welche Bezahlprodukte welchen Funktionsumfang bieten, zeigt der Software-Vergleich, die Preisstrukturen im Detail die Übersicht Software-Kosten.
Der Vollständigkeit halber: Aplano hat keinen Gratis-Tarif
Weil diese Seite Aplano an anderer Stelle empfiehlt, gehört die Einordnung hierher: Einen dauerhaft kostenlosen Tarif bietet Aplano nicht. Der Einstieg beginnt bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat im Core-Tarif mit Basis-Schichtplanung, Basic kostet 2,00 €, Pro 4,50 €; erst im Pro-Tarif kommen Zeiterfassung, offene Schichten, Auswertungen, automatische Planung und Qualifikationen hinzu. Abgerechnet wird pro Mitarbeiter und Monat bei einem Monat Kündigungsfrist, alle Preise zzgl. Umsatzsteuer. Kostenlos sind lediglich 14 Testtage mit vollem Pro-Funktionsumfang, ohne Kreditkarte (Stand August 2026). Wer eine echte Null-Euro-Lösung sucht, ist mit den oben genannten Gratis-Werkzeugen besser bedient – und mit deren Grenzen.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose Dienstplan-Software?
Ja, aber wenige. Dauerhaft kostenlos sind nach Anbieterangabe dienstplan-einfach.de, Mein Schichtplan, die Basisversion von mesaplan und der Gratis-Schichtplaner von Kenjo. Ohne Zusatzkosten nutzbar sind außerdem Microsoft Teams „Schichten“ bei vorhandener Teams-Lizenz sowie Excel und Google Sheets. ShiftJuggler (30 Tage) und Papershift (14 Tage) bieten dagegen befristete Tests, keine Gratis-Tarife.
Welche Funktionen fehlen kostenlosen Dienstplan-Tools?
Vier Lücken wiederholen sich: Zeiterfassung der tatsächlichen Arbeitszeit, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, mehrere Standorte und Support; häufig fehlt zusätzlich eine Mitarbeiter-App mit Benachrichtigung. Kenjo weist mehrere Standorte, automatische Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement ausdrücklich als nicht enthalten aus; bei Mein Schichtplan fehlen gegenüber dem Bezahlprodukt zusätzlich Mitarbeiterverwaltung, Auswertungen und Arbeitszeitkonto.
Erfüllt ein kostenloser Dienstplan die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Nein. Ein Dienstplan enthält Soll-Zeiten. Nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Beginn und Ende der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit erfasst werden; in den Branchen des § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG zusätzlich die tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer binnen sieben Kalendertagen bei zweijähriger Aufbewahrung. Keines der geprüften Gratis-Werkzeuge erfasst Ist-Zeiten, sodass eine zweite Aufzeichnung nötig bleibt.
Ist Microsoft Teams „Schichten“ kostenlos?
Es verursacht keine Zusatzkosten, ist aber nicht kostenlos: Jede beteiligte Person benötigt eine Teams-Lizenz. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert, unterstützt keine Gastnutzer und steht in den Behördenclouds GCC High und DoD nicht zur Verfügung. Eine Beschränkung auf bestimmte Enterprise-Pläne ist in der offiziellen Dokumentation nicht ausgewiesen.
Wann lohnt sich der Wechsel von einem Gratis-Tool zu einer Bezahl-App?
Sobald eine von vier Bedingungen kippt: Der veröffentlichte Plan ändert sich regelmäßig, es kommt ein zweiter Standort hinzu, die Ist-Zeiten müssen im selben System erfasst werden, oder das Team braucht mobilen Zugriff und Schichttausch. Der Preisabstand ist klein: Einstiegstarife beginnen bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat.
Quellen
- dienstplan-einfach.de (Funktionsumfang und Kostenangabe): dienstplan-einfach.de · mesaplan: mesaplan.com
- Mein Schichtplan (Funktionsabgrenzung zu ShiftJuggler): shiftjuggler.com · ShiftJuggler Preise und Testphase: shiftjuggler.com/preise
- Kenjo, kostenloser Schichtplaner: kenjo.io · Papershift Preise (kein Gratis-Tarif, Schichtplanung ab Premium): papershift.com/preise
- Microsoft Learn, Dokumentation zu Microsoft Teams (Schichten): learn.microsoft.com
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de · Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG): gesetze-im-internet.de · Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a SchwarzArbG): gesetze-im-internet.de · Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG): gesetze-im-internet.de
- Aplano – Tarife und Testphase: aplano.de/preise