- „Dienstplan online“ bedeutet: Die freigegebene Planversion liegt an einem zentralen Ort, den alle Beschäftigten jederzeit aufrufen können – im Browser, in einer App oder als geteilte Datei –, und jede Änderung ist dort sofort sichtbar. Ein Foto des Aushangs in einer Chatgruppe ist kein Online-Dienstplan, sondern eine Kopie, die beim ersten Tausch veraltet.
- Es gibt drei praktikable Wege: eine geteilte Tabelle in der Cloud, eine Dienstplan-Software mit Browserzugang und eine Dienstplan-App mit Push-Benachrichtigung. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob es eine eindeutige Planversion, Leserechte je Person und eine Benachrichtigung bei Änderungen gibt.
- Für die Bekanntgabe des Dienstplans schreibt das Gesetz keine Form vor. Entscheidend ist, dass der Plan alle Betroffenen tatsächlich erreicht – auch Beschäftigte ohne Dienstgerät oder ohne Bereitschaft, eine App auf dem Privathandy zu nutzen.
- Abwesenheitsgründe wie „krank“ gehören nicht in die Teamansicht: Für die Personaleinsatzplanung genügt die Angabe, wer an- oder abwesend ist (LDI NRW, 27. Bericht 2022, Kap. 9.2).
- Mit Betriebsrat sind sowohl der Dienstplan selbst (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) als auch das Werkzeug mitbestimmt (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) – nach dem Bundesarbeitsgericht auch dann, wenn es nur Excel ist (Beschluss vom 23.10.2018 – 1 ABN 36/18).
Der Plan für die nächsten vier Wochen ist fertig. Jetzt beginnt der Teil, der in vielen Betrieben mehr Zeit kostet als die Planung selbst: Er muss ankommen. Wer am Wochenende frei hat, sieht den Aushang erst am Montag. Wer krank zu Hause ist, ruft an und fragt. Wer tauscht, schreibt die Änderung mit Kugelschreiber auf den Ausdruck – und eine Woche später weiß niemand mehr, welche Fassung gilt. „Dienstplan online“ ist die Antwort auf genau diese Frage: Wie kommt der Plan so zum Team, dass alle jederzeit dieselbe, aktuelle Version sehen? Dieser Beitrag vergleicht die Wege, zeigt, was rechtlich und beim Datenschutz zu beachten ist, und beschreibt die Umstellung Schritt für Schritt. Wie ein Plan inhaltlich aufgebaut wird, behandelt der Ratgeber Dienstplan erstellen.
Was bedeutet „Dienstplan online“?
Ein Online-Dienstplan ist ein Dienstplan, der nicht als Papier oder lokale Datei existiert, sondern zentral gespeichert ist und von allen Berechtigten über das Internet abgerufen wird. Drei Merkmale unterscheiden ihn von einem Plan, der lediglich digital verschickt wird:
- Eine Quelle: Es gibt genau einen Speicherort für die gültige Fassung. Ausdrucke, Exporte und Screenshots sind Kopien, nicht der Plan.
- Abruf statt Verteilung: Beschäftigte holen sich den Plan, wann sie ihn brauchen, statt auf eine Rundmail oder einen Aushang zu warten.
- Änderung an der Quelle: Ein Tausch oder eine Umplanung wird im Original vorgenommen und ist danach für alle sichtbar – idealerweise mit Hinweis an die Betroffenen.
Wird der Plan als PDF per Mail verschickt oder als Foto in eine Messenger-Gruppe gestellt, fehlt das dritte Merkmal: Jede Änderung erzeugt eine neue Datei, und ältere Fassungen bleiben auf den Geräten im Umlauf. Das ist digital, aber nicht online im hier gemeinten Sinn.
Welche Wege gibt es, den Dienstplan online zu stellen?
In der Praxis haben sich drei Varianten etabliert. Sie bauen aufeinander auf: Die geteilte Tabelle löst das Verteilungsproblem, die Webanwendung zusätzlich das Rechteproblem, die App zusätzlich das Benachrichtigungsproblem.
| Variante | So funktioniert es | Passt für | Grenze |
|---|---|---|---|
| Geteilte Tabelle (Excel in OneDrive/SharePoint, Google Sheets) | Die Planungstabelle liegt in einem Cloud-Speicher; das Team erhält Lesezugriff über einen Freigabelink oder persönliche Freigaben. | Kleine Teams mit festen Schichten und wenigen Änderungen | Wer lesen darf, sieht in der Regel die ganze Tabelle; Änderungen werden nicht gemeldet; Freigabelinks lassen sich weiterleiten. |
| Dienstplan-Software im Browser | Die Planung findet in einer Webanwendung statt; Beschäftigte melden sich mit eigenem Zugang an und sehen die freigegebene Version. | Teams mit wechselnden Schichten, mehreren Bereichen oder Standorten | Ohne App kein Hinweis auf Änderungen; Beschäftigte müssen aktiv nachsehen. |
| Dienstplan-App mit Push | Mobile Oberfläche derselben Software; Änderungen an eigenen Schichten werden als Benachrichtigung gemeldet, Tausch und Anträge laufen in der App. | Schichtbetriebe mit vielen Beschäftigten ohne Büroarbeitsplatz | Braucht einen gleichwertigen Zugang für alle, die die App nicht privat installieren. |
Eigene Einordnung der Redaktion; die Varianten lassen sich kombinieren, etwa Browser für alle und App für alle, die sie nutzen möchten.
Die geteilte Tabelle ist der naheliegende erste Schritt, weil die meisten Betriebe ihren Plan ohnehin in Excel oder Google Sheets führen. Sie hat aber eine Eigenschaft, die oft übersehen wird: Die Freigabeeinstellung entscheidet, wer den Plan sieht. Google beschreibt die Option „Jeder, der über den Link verfügt“ so, dass jede Person mit dem Link die Datei ohne Anmeldung öffnen kann; Microsoft weist für OneDrive-Links vom Typ „Jeder“ ausdrücklich darauf hin, dass sie weitergeleitet werden können. Ein Dienstplan mit Namen und Arbeitszeiten ist damit unter Umständen auch für ehemalige Beschäftigte oder Dritte erreichbar. Für den Plan gehört die Freigabe deshalb auf namentlich bestimmte Personen oder auf die eigene Organisation beschränkt. Wie die Planungstabelle selbst aufgebaut sein sollte, zeigt die Excel-Vorlage.
Wann gilt ein Online-Dienstplan als bekannt gegeben?
Mit dem Dienstplan legt der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit fest; er übt damit sein Weisungsrecht nach § 106 GewO aus, das an billiges Ermessen gebunden ist. Eine bestimmte Form – Aushang, Papier, Schriftform – verlangt das Gesetz für diese Weisung nicht. Ein Dienstplan kann also wirksam online bekannt gegeben werden. Maßgeblich ist, dass er die Beschäftigten erreicht und sie ihn zumutbar zur Kenntnis nehmen können. Daraus ergeben sich drei Anforderungen an den Online-Plan:
- Erreichbarkeit für alle: Wer keinen Zugang hat – kein Dienstgerät, kein Konto, keine App –, kann den Plan nicht abrufen. Für diese Beschäftigten braucht es einen anderen Weg: Browserzugang am Arbeitsplatz, ein Tablet im Pausenraum oder einen Aushang derselben Fassung.
- Erkennbare Gültigkeit: Es muss klar sein, ab wann ein Plan freigegeben ist. Entwürfe, an denen die Planung noch arbeitet, sollten für das Team nicht sichtbar sein oder deutlich als Entwurf gekennzeichnet werden.
- Nachvollziehbare Änderungen: Wird der Plan nach der Freigabe geändert, sollte erkennbar sein, was sich wann geändert hat und wer betroffen ist. Was bei einer nachträglichen Änderung rechtlich gilt, beschreibt der Beitrag zur kurzfristigen Dienstplanänderung.
Eine gesetzliche Vorlauffrist für die Bekanntgabe besteht nur bei Arbeit auf Abruf: Nach § 12 Abs. 3 TzBfG sind Beschäftigte nur zur Arbeit verpflichtet, wenn der Arbeitgeber ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilt. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen enthalten häufig eigene Fristen. Ein Online-Plan hilft hier vor allem beim Nachweis, weil der Zeitpunkt der Freigabe gespeichert ist.
Zur Frage, ob Beschäftigte einen Online-Plan in ihrer Freizeit prüfen müssen, hat das Bundesarbeitsgericht eine enge Linie gezogen: Eine kurze Mitteilung, mit der der Arbeitgeber nach den betrieblichen Regeln die Arbeitszeit des Folgetags festlegt, ist auch in der Freizeit zur Kenntnis zu nehmen; das kurze Lesen ist dabei keine Arbeitszeit (Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22). Eine allgemeine Pflicht, den Plan außerhalb der Arbeitszeit regelmäßig auf Änderungen zu kontrollieren, folgt daraus nicht.
§ 16 Abs. 1 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, das Arbeitszeitgesetz, darauf beruhende Rechtsverordnungen sowie die einschlägigen Tarifverträge und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zugänglich zu machen – und lässt dafür ausdrücklich die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik genügen. Diese Vorschrift betrifft die Rechtsgrundlagen, nicht den Dienstplan. Für den Plan selbst gibt es keine gesetzliche Aushangpflicht, wohl aber die Pflicht, ihn den Beschäftigten tatsächlich zur Kenntnis zu bringen.
Wer darf im Online-Dienstplan was sehen?
Ein Dienstplan enthält personenbezogene Daten: Namen, Arbeitszeiten, Einsatzorte und Abwesenheiten. Für ihn gilt der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – es dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind. Ein Aushang an der Wand ist dabei vergleichsweise begrenzt: Ihn sehen nur Personen, die im Betrieb sind. Ein Online-Plan ist potenziell von überall erreichbar, deshalb kommt es stärker auf die Rechtevergabe an.
| Rolle | Sieht | Sieht nicht |
|---|---|---|
| Beschäftigte | Eigene Schichten; wer im selben Bereich und in derselben Schicht arbeitet; offene Schichten | Abwesenheitsgründe anderer, Stundenkonten anderer, Entwürfe |
| Schicht- oder Bereichsleitung | Plan des eigenen Bereichs, An- und Abwesenheit, Tauschanfragen zur Freigabe | Gründe von Abwesenheiten, soweit für die Aufgabe nicht nötig; andere Bereiche |
| Personalplanung | Gesamtplan, Entwürfe, Abwesenheitsarten, Stundenkonten | Medizinische Details (Diagnosen gehören nie in die Planung) |
| Betriebsrat | Pläne und Änderungen im Rahmen seiner Beteiligungsrechte, nach Betriebsvereinbarung | Was über die vereinbarten Zwecke hinausgeht |
Die konkrete Abgrenzung legen Betrieb, Datenschutzbeauftragte und – wo vorhanden – Betriebsrat fest.
Der heikelste Punkt sind Abwesenheitsgründe. Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen hat einen Fall aus einer Rettungs- und Feuerwache geschildert, in der für alle einsehbare Dienstpläne krankheitsbedingte Abwesenheiten mit „K“ kennzeichneten. Ihre Bewertung: Für die Planung des Personaleinsatzes genügt die Information, wer an- oder abwesend ist; die Gründe zu erfassen ist nicht erforderlich. Die Dienststelle stellte auf ein neutrales „A“ um und beschränkte die Einsicht auf diejenigen, die die Pläne dienstlich benötigen (27. Bericht 2022, Kap. 9.2). Der Fall betraf eine öffentliche Stelle nach Landesrecht; der Gedanke der Erforderlichkeit gilt nach der DSGVO aber ebenso für private Arbeitgeber. Hinzu kommt, dass Angaben zur Krankheit Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sind, die besonders geschützt sind. In einem Online-Plan sollte die Teamansicht deshalb nur „abwesend“ zeigen; Urlaub, Krankheit oder Kinderkrankentage sieht ausschließlich, wer sie für Abrechnung oder Planung braucht.
Wird der Plan bei einem Dienstleister gespeichert – Cloud-Speicher oder Dienstplan-Software –, verarbeitet dieser die Daten im Auftrag des Arbeitgebers. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich; die Sicherheit der Verarbeitung (Zugangsschutz, Verschlüsselung, Rechtekonzept) regelt Art. 32 DSGVO. Bei Messenger-Gruppen, in denen der Plan als Bild geteilt wird, fehlt eine solche Vertragsgrundlage für den Betrieb in aller Regel. Warum die Chatgruppe auch organisatorisch keine verlässliche Planquelle ist, beschreibt der Beitrag zur Mitarbeiter-App.
Was muss mit dem Betriebsrat abgestimmt werden?
Wo ein Betriebsrat besteht, greifen beim Online-Dienstplan zwei Mitbestimmungsrechte nebeneinander. Das erste betrifft den Inhalt: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung auf die Wochentage sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmt – daran ändert der Wechsel vom Papier zum Online-Plan nichts. Wie sich das alltagstauglich organisieren lässt, zeigt der Beitrag Dienstplan und Betriebsrat.
Das zweite betrifft das Werkzeug: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass auch alltägliche Standardsoftware darunter fallen kann: Werden Anwesenheitszeiten in Excel erfasst, ist das mitbestimmungspflichtig; eine Geringfügigkeitsschwelle gibt es nicht (Beschluss vom 23.10.2018 – 1 ABN 36/18). Für den Online-Dienstplan heißt das: Auch die „nur“ in die Cloud verschobene Tabelle ist mit dem Betriebsrat abzustimmen, erst recht eine Software mit Zeiterfassung, Lesebestätigung oder Änderungsprotokoll. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Funktionen, Sichtbarkeiten, Auswertungsverbote und Löschfristen festlegt.
Wie greifen Beschäftigte ohne Firmengerät auf den Plan zu?
Viele Beschäftigte im Schichtdienst haben weder Dienst-Smartphone noch Firmen-E-Mail. Der Online-Plan muss trotzdem für alle erreichbar sein. Eine Pflicht, dafür das private Smartphone zu verwenden, lässt sich nicht einfach anordnen; das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass der Arbeitgeber die für die Arbeit wesentlichen Arbeitsmittel stellt oder einen angemessenen Ausgleich für eigene Geräte vereinbart (Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21). Bewährt hat sich ein gestuftes Modell:
- Freiwillig privat: Wer möchte, nutzt die App oder den Browser auf dem eigenen Gerät – mit persönlichem Zugang, nicht mit einem geteilten Link.
- Im Betrieb: Ein Rechner, Tablet oder Stempel-Terminal zeigt den aktuellen Plan; für Schichtwechsler ist das der Ort, an dem sie ohnehin vorbeikommen.
- Ausdruck als Rückfallebene: Ein Aushang derselben Fassung, mit Datum der Freigabe. Wird online geändert, wird der Aushang ersetzt, nicht handschriftlich ergänzt.
Wer seine eigenen Schichten zusätzlich im privaten Kalender sehen möchte, kann sie bei vielen Lösungen als Kalender-Abonnement übernehmen; die Möglichkeiten beschreibt die Seite Schichtkalender-App.
Kriterien: Welche Lösung passt?
Die folgende Tabelle bewertet die drei Varianten an den Punkten, die für einen Online-Dienstplan entscheidend sind. Ein „Ja“ bedeutet, dass die Eigenschaft in der Variante typischerweise ohne Zusatzaufwand vorhanden ist.
| Kriterium | Geteilte Tabelle | Software im Browser | App mit Push |
|---|---|---|---|
| Eine gültige Planversion | Bedingt, wenn nur eine Person bearbeitet | Ja, mit Freigabe | Ja, mit Freigabe |
| Persönlicher Zugang statt Link | Möglich, aufwendig bei vielen Personen | Ja | Ja |
| Teamansicht ohne Abwesenheitsgründe | Nur mit getrennter Lesetabelle | Über Rechte einstellbar | Über Rechte einstellbar |
| Benachrichtigung bei Änderung | Nein | Teilweise per E-Mail | Ja, per Push |
| Tausch und Anträge im System | Nein | Ja | Ja |
| Prüfung von Ruhezeit und Pausen | Nur mit eigenen Formeln | Je nach Produkt | Je nach Produkt |
| Änderungsverlauf | Versionsverlauf der Datei | Je Schicht nachvollziehbar | Je Schicht nachvollziehbar |
| Zugang ohne Privatgerät | Über Rechner im Betrieb | Über jeden Browser | Über Browser oder Terminal derselben Software |
Eigene Einordnung der Redaktion nach typischen Funktionsumfängen; einzelne Produkte können abweichen. Was kostenlose Werkzeuge leisten, beschreibt der Beitrag Dienstplan-Software kostenlos.
Eine Faustregel ergibt sich aus der Änderungshäufigkeit: Solange der Plan nach der Freigabe kaum noch geändert wird, reicht eine sauber freigegebene Tabelle. Sobald Tausch, Krankheitsausfälle und Nachbesetzungen zum Alltag gehören, wird die fehlende Benachrichtigung zum Hauptproblem – dann ist eine Software mit App der konsequentere Schritt. Welche weiteren Auslöser für den Wechsel sprechen, behandelt der Beitrag Ab wann lohnt sich eine Dienstplan-App?
Schritt für Schritt: den Dienstplan online bringen
- Ist-Zustand erheben. Über welche Kanäle erfahren Beschäftigte heute von ihrem Plan und von Änderungen – Aushang, Rundmail, Anruf, Chatgruppe? Jeder dieser Kanäle muss am Ende entweder ersetzt oder ausdrücklich als Rückfallebene definiert sein.
- Variante wählen. Anhand der Kriterientabelle: Wie oft ändert sich der Plan, wie viele Beschäftigte haben keinen Büroarbeitsplatz, braucht es Tausch und Anträge im System?
- Rechte festlegen. Wer sieht was? Teamansicht ohne Abwesenheitsgründe, Entwürfe nur für die Planung, Zugriffe nur über persönliche Konten.
- Datenschutz und Betriebsrat einbinden. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen, Beschäftigte nach Art. 13 DSGVO informieren, mit dem Betriebsrat Inhalt und Werkzeug regeln.
- Zugang ohne Privatgerät einrichten. Tablet, Rechner oder Terminal im Betrieb sowie den Aushang als Rückfallebene festlegen – bevor die Online-Variante startet.
- Freigaberegel definieren. Ab welchem Zeitpunkt gilt ein Plan als veröffentlicht? Wer darf danach ändern, und wie werden Betroffene informiert?
- Stichtag setzen. Ab einem festen Datum gilt nur noch der Online-Plan und der daraus erzeugte Aushang. Pläne als Foto oder PDF in Chatgruppen werden eingestellt.
- Nach einem Planungszyklus prüfen. Wo kamen noch Rückfragen per Telefon? Wer hat keinen Zugang gefunden? Erst danach weitere Funktionen wie Tausch oder Urlaubsanträge freischalten.
Typische Fehler beim Online-Dienstplan
- Zwei Quellen parallel: Der Plan steht online, wird aber zusätzlich als Foto verschickt. Spätestens beim ersten Tausch weichen die Fassungen ab, und die Chatgruppe bleibt die Quelle, auf die sich alle verlassen.
- Öffentlicher Freigabelink: Ein Link, den jede Person ohne Anmeldung öffnen kann, bleibt auch nach einem Austritt gültig und kann weitergegeben werden.
- Gründe in der Teamansicht: Kürzel wie „K“, „KK“ oder „U“ für alle sichtbar – genau das hat die Aufsichtsbehörde im geschilderten Fall beanstandet.
- Entwurf sichtbar: Das Team sieht den halbfertigen Plan, richtet sich danach und ist verärgert, wenn sich bis zur Freigabe noch etwas ändert.
- Änderung ohne Hinweis: Die Schicht wird online verschoben, aber niemand informiert die betroffene Person. Online heißt nicht, dass jede Änderung automatisch bekannt ist.
- Kein Weg für alle: Die Umstellung setzt stillschweigend das private Smartphone voraus; wer es nicht nutzen will, ist vom Plan abgeschnitten.
Online-Dienstplan mit Aplano
Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation, die im Browser und über Apps für iOS und Android genutzt wird. Der Plan wird in einem Echtzeit-Planer per Drag & Drop erstellt; Änderungen synchronisieren sich in Echtzeit. Ab dem Core-Tarif (0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto) sind Basis-Schichtplanung und die Apps enthalten, Benachrichtigungen, Abwesenheiten und Schichttausch kommen im Basic-Tarif (2,00 €) hinzu, offene Schichten und Zeiterfassung im Pro-Tarif (4,50 €). Getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte, das Abonnement ist monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Einen Überblick über weitere Lösungen gibt der Software-Vergleich.
Ein Online-Dienstplan ist nur so verlässlich wie die Regel, welche Fassung gilt. Legen Sie vor dem Start fest, ab wann ein Plan freigegeben ist, wer ihn danach ändern darf, wie Betroffene davon erfahren und wie Beschäftigte ohne eigenes Gerät Zugang erhalten.
Häufige Fragen
Wie kann ich einen Dienstplan online stellen?
Es gibt drei gängige Wege: eine geteilte Tabelle in einem Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive, eine Dienstplan-Software, die Beschäftigte mit eigenem Zugang im Browser aufrufen, und die App einer solchen Software, die Änderungen an eigenen Schichten per Push meldet. Entscheidend ist in allen Fällen, dass es nur eine gültige Fassung gibt, die an der Quelle geändert wird, und dass alle Beschäftigten Zugang haben – auch ohne privates Smartphone.
Reicht es, den Dienstplan online zu stellen, oder muss er ausgehängt werden?
Eine gesetzliche Aushangpflicht für den Dienstplan gibt es nicht, und das Gesetz schreibt für die Festlegung der Arbeitszeit nach § 106 GewO keine Form vor. Der Plan muss die Beschäftigten aber tatsächlich erreichen. Wer keinen Online-Zugang hat, braucht deshalb einen anderen Weg, etwa ein Tablet im Betrieb oder einen Aushang derselben freigegebenen Fassung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Regeln enthalten.
Darf im Online-Dienstplan stehen, wer krank ist?
In der für alle sichtbaren Ansicht sollte nur stehen, wer an- oder abwesend ist, nicht warum. Die Landesbeauftragte für Datenschutz NRW hat in ihrem 27. Bericht (2022, Kap. 9.2) festgehalten, dass für die Personaleinsatzplanung die Angabe der An- und Abwesenheit genügt und Abwesenheitsgründe nicht erforderlich sind. Angaben zur Krankheit sind zudem Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Gründe wie Urlaub oder Krankheit sieht nur, wer sie für Planung oder Abrechnung braucht.
Ist ein Dienstplan in Google Sheets oder Excel Online datenschutzkonform?
Das hängt von der Einrichtung ab. Der Anbieter verarbeitet die Daten im Auftrag, deshalb ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Freigaben sollten auf bestimmte Personen oder die eigene Organisation beschränkt sein: Links, die jede Person ohne Anmeldung öffnen kann, lassen sich weiterleiten und bleiben auch nach einem Austritt nutzbar. Abwesenheitsgründe gehören nicht in die für alle sichtbare Tabelle.
Muss der Betriebsrat einem Online-Dienstplan zustimmen?
Ja, wo ein Betriebsrat besteht, in doppelter Hinsicht. Der Inhalt des Plans – Lage und Verteilung der Arbeitszeit – ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmt. Das Werkzeug fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn es objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das gilt nach dem Bundesarbeitsgericht auch für Standardsoftware wie Excel, wenn damit Anwesenheitszeiten erfasst werden (Beschluss vom 23.10.2018 – 1 ABN 36/18).
Müssen Beschäftigte den Online-Dienstplan in der Freizeit kontrollieren?
Eine allgemeine Pflicht dazu gibt es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat lediglich entschieden, dass eine kurze Mitteilung, mit der der Arbeitgeber nach den betrieblichen Regeln die Arbeitszeit des Folgetags festlegt, auch in der Freizeit zur Kenntnis zu nehmen ist; das kurze Lesen ist dabei keine Arbeitszeit (Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22). Wichtige Änderungen sollten deshalb aktiv an die Betroffenen gemeldet werden, statt darauf zu setzen, dass sie im Plan nachsehen.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen
- § 106 GewO – Weisungsrecht des Arbeitgebers: gesetze-im-internet.de
- § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf (Abs. 3: vier Tage Vorlauf): gesetze-im-internet.de
- § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise: gesetze-im-internet.de
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte (Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6): gesetze-im-internet.de
- BAG, Beschluss vom 23.10.2018 – 1 ABN 36/18 (Excel als technische Einrichtung, keine Geringfügigkeitsschwelle): bundesarbeitsgericht.de
- BAG, Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22 (Kenntnisnahme einer Dienstzuweisung in der Freizeit): bundesarbeitsgericht.de
- BAG, Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21 (Arbeitgeber stellt wesentliche Arbeitsmittel): bundesarbeitsgericht.de
- LDI NRW, 27. Bericht 2022, Kap. 9.2 „Angaben zu Abwesenheitsgründen in Dienstplänen“ (S. 74 f.): ldi.nrw.de
- Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (Art. 5, 9, 13, 28, 32): eur-lex.europa.eu
- Google Docs-Editoren-Hilfe: Dateien aus Google Drive freigeben: support.google.com
- Microsoft Support: OneDrive-Dateien und -Ordner freigeben (Linkarten): support.microsoft.com
- Aplano Produktinformationen und Preise, Stand Juli 2026: aplano.de
Redaktionell geprüft am 2. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Praxishilfe und ersetzt keine Rechtsberatung; verbindlich bleiben Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung und Arbeitsvertrag.