- Eine Mitarbeiter-App ist im Schichtbetrieb vor allem der mobile Zugang zum Dienstplan: eigene Schichten einsehen, tauschen, Wünsche und Urlaub beantragen, Arbeitszeit erfassen und bei Planänderungen per Push benachrichtigt werden. News und Chat sind Ergänzung, nicht Kern.
- Reine Kommunikations-Apps und WhatsApp-Gruppen verteilen Informationen, bilden aber keine Planversion, keinen Antrag und keine Arbeitszeit verbindlich ab – und machen private Mobilnummern im Team sichtbar.
- Eine Pflicht, die App auf dem Privathandy zu installieren, lässt sich nicht einseitig begründen: Wesentliche Arbeitsmittel stellt der Arbeitgeber, eigene Geräte nur gegen angemessenen Ausgleich (BAG, Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21). Deshalb braucht es immer einen Zugang ohne Privatgerät.
- Mit Betriebsrat ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, weil schon die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genügt (BAG, Beschluss vom 13.12.2016 – 1 ABR 7/15).
- In der Freizeit müssen Beschäftigte nur kurze Mitteilungen zur Lage ihrer nächsten Schicht zur Kenntnis nehmen, wenn die betrieblichen Regeln das vorsehen (BAG, Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22). Chats und Rückfragen fallen nicht darunter.
Wer im Büro arbeitet, hat Mailpostfach, Intranet und Kalender auf dem Bildschirm. Wer in Pflege, Gastronomie, Handel, Logistik oder Produktion im Schichtdienst arbeitet, hat davon meist nichts – der Dienstplan hängt am Aushang, Änderungen kommen per Anruf, Tauschwünsche über eine Chatgruppe. Die Mitarbeiter-App soll diese Lücke schließen. Der Begriff ist allerdings weit: Er reicht von der Intranet-App mit Newsfeed bis zur App einer Dienstplan-Software. Dieser Beitrag ordnet ein, was eine Mitarbeiter-App für Schicht- und Dienstplanbetriebe leisten sollte, wo die rechtlichen Grenzen bei Privathandy, Datenschutz und Erreichbarkeit liegen und wie die Einführung gelingt.
Was ist eine Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App ist eine mobile Anwendung, über die Beschäftigte auf betriebliche Informationen und Abläufe zugreifen, ohne an einen Büroarbeitsplatz gebunden zu sein. In der Praxis haben sich drei Typen herausgebildet, die unter demselben Suchbegriff angeboten werden, aber sehr unterschiedliche Aufgaben erfüllen:
- Kommunikations- und Intranet-Apps mit Neuigkeiten, Umfragen, Dokumenten und Chat. Sie ersetzen das Schwarze Brett und die Rundmail.
- Dienstplan- und Workforce-Apps, die als mobile Oberfläche einer Dienstplan-Software arbeiten: eigener Plan, Tausch, Wünsche, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Benachrichtigungen – häufig ergänzt um Chat oder Mitteilungen.
- HR-Self-Service-Apps für Stammdaten, Gehaltsabrechnung und Dokumente, meist als Ergänzung einer Personalverwaltung.
Für einen Betrieb mit wechselnden Schichten ist die zweite Gruppe der Ausgangspunkt, weil die meisten Fragen, die Beschäftigte im Alltag haben, den Plan betreffen: Wann arbeite ich nächste Woche? Hat jemand meinen Tausch angenommen? Ist mein Urlaub genehmigt? Eine App, die diese Fragen nicht beantwortet, bleibt in Schichtbetrieben meist ungenutzt, auch wenn ihr Newsfeed gut gepflegt ist.
Welche Funktionen braucht eine Mitarbeiter-App im Schichtbetrieb?
Die folgende Übersicht trennt Kernfunktionen, ohne die eine Mitarbeiter-App im Schichtbetrieb ihren Zweck verfehlt, von Ergänzungen, die je nach Betrieb sinnvoll sind.
| Funktion | Was sie leisten sollte | Einordnung |
|---|---|---|
| Eigener Dienstplan | Aktuelle, freigegebene Planversion mit Schichtzeiten, Bereich und Kolleginnen und Kollegen der Schicht; Unterscheidung zwischen Entwurf und veröffentlichtem Plan | Kern |
| Benachrichtigung bei Änderungen | Push-Meldung, sobald sich eine eigene Schicht ändert, mit Zeitstempel und Kenntnisnahme | Kern |
| Schichttausch und offene Schichten | Tausch anfragen, annehmen und zur Freigabe vorlegen; auf offene Schichten bewerben; Prüfung von Qualifikation und Ruhezeit vor der Freigabe | Kern |
| Wünsche und Verfügbarkeiten | Wunschfrei, bevorzugte Schichten und Verfügbarkeiten vor der Planung eintragen | Kern |
| Urlaubs- und Abwesenheitsanträge | Antrag, Status und Resturlaub in der App; Genehmigung erscheint direkt im Plan | Kern |
| Zeiterfassung | Kommen, Gehen und Pausen erfassen, Abgleich mit dem Plan, eigenes Stundenkonto einsehen | Kern, sofern keine andere Erfassung besteht |
| Mitteilungen und Chat | Betriebliche Informationen an Teams oder Standorte; Chat getrennt von privaten Messengern | Ergänzung |
| Kalender-Export | Eigene Schichten als Kalender-Abonnement in den privaten Kalender übernehmen | Ergänzung |
| Dokumente und Checklisten | Arbeitsanweisungen, Übergabepunkte, Unterweisungen | Ergänzung |
Maßstab für „Kern": Ohne die Funktion bleibt ein Parallelkanal (Aushang, Telefon, Chatgruppe) bestehen, und die App wird nicht zur verbindlichen Quelle.
Zwei Punkte werden bei der Auswahl oft unterschätzt. Erstens die Freigabelogik: Ein Tausch zwischen zwei Beschäftigten ist erst wirksam, wenn die Planung zustimmt, und diese Zustimmung sollte nicht blind erfolgen, sondern mit einer automatischen Prüfung, ob danach noch die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG eingehalten ist und die Qualifikation passt. Wie Self-Service bei Wünschen und Verfügbarkeiten sinnvoll begrenzt wird, beschreibt der Beitrag zu Wunschdiensten und Verfügbarkeiten. Zweitens die Versionierung: Die App muss zeigen, welche Planversion gilt und wann sie geändert wurde. Nur dann lässt sich bei einer kurzfristigen Dienstplanänderung belegen, wer wann informiert war.
Mitarbeiter-App, Kommunikations-App oder WhatsApp-Gruppe?
In vielen Betrieben ist die WhatsApp-Gruppe die eigentliche Mitarbeiter-App – eingerichtet von einer Schichtleitung, gewachsen über Jahre. Sie ist schnell und kostenlos, hat aber strukturelle Grenzen, die mit Disziplin nicht zu beheben sind.
| Kriterium | Messenger-Gruppe (z. B. WhatsApp) | Reine Kommunikations-App | Mitarbeiter-App einer Dienstplan-Software |
|---|---|---|---|
| Verbindliche Planversion | Nein, Plan als Foto oder Text im Verlauf | Nur als Dokument oder Beitrag | Ja, freigegebener Plan mit Änderungsstand |
| Tausch, Wünsche, Urlaub | Absprachen im Chat, Übertrag von Hand | Meist nicht oder als Formular | Als Antrag mit Status und Freigabe |
| Zeiterfassung | Nein | Selten | Häufig integriert |
| Private Mobilnummer | Für alle Gruppenmitglieder sichtbar | In der Regel nicht nötig | In der Regel nicht nötig |
| Trennung dienstlich/privat | Im selben Messenger wie private Chats | Eigene App | Eigene App |
| Zugriff nach Austritt | Nur durch manuelles Entfernen | Über Benutzerverwaltung | Über Benutzerverwaltung |
| Vertragsgrundlage Datenschutz | Keine Auftragsverarbeitung für das Team | Auftragsverarbeitungsvertrag möglich | Auftragsverarbeitungsvertrag möglich |
Eigene Einordnung der Redaktion nach typischen Funktionsumfängen; einzelne Produkte können abweichen.
Das Datenschutzproblem der Messenger-Gruppe liegt weniger im Chat selbst als in zwei Nebeneffekten. Der erste ist die Sichtbarkeit der privaten Nummer. Das Thüringer Landesarbeitsgericht hat entschieden, dass Beschäftigte nicht verpflichtet sind, dem Arbeitgeber ihre private Mobilnummer mitzuteilen, und hat die Abmahnung eines Beschäftigten aufgehoben, der sie für einen Notfalldienst nicht herausgeben wollte (Urteil vom 16.05.2018 – 6 Sa 442/17). Nur ausnahmsweise sei die Erhebung zulässig, wenn eine berechtigte Aufgabe ohne die Nummer nicht erfüllbar und keine andere Organisation zumutbar ist. Eine betriebliche Chatgruppe setzt die Nummer dagegen stillschweigend voraus und macht sie allen Mitgliedern zugänglich. Der zweite Nebeneffekt ist der Adressbuchabgleich: Die WhatsApp-Nutzungsbedingungen für den Europäischen Wirtschaftsraum erlauben das Hochladen der Telefonnummern aus dem Adressbuch nur, soweit das anwendbare Recht es gestattet, und verlangen, dass Nutzende die dafür nötigen Rechte haben. Die Verantwortung dafür liegt bei der einzelnen Person – im dienstlichen Kontext eine Konstruktion, die kaum jemand prüft.
Hinzu kommt ein organisatorisches Argument: Im Chatverlauf ist nicht erkennbar, welcher Plan gilt, und eine Änderung ist nur dann bekannt, wenn jemand sie gelesen hat. Wie die Informationskette bei Übergaben ohne Gruppenchat funktioniert, zeigt der Beitrag zur digitalen Schichtübergabe.
Muss die App auf dem Privathandy installiert werden?
Das ist die häufigste Frage bei der Einführung – und die Antwort entscheidet über die Architektur. Das Bundesarbeitsgericht hat im Fall von Fahrradlieferanten entschieden, dass der Arbeitgeber die für die Arbeit wesentlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss, dort ein verkehrstüchtiges Fahrrad und ein internetfähiges Mobiltelefon (Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21). Eine Vertragsklausel, nach der Beschäftigte eigene Geräte nutzen, benachteiligt sie unangemessen im Sinne von § 307 BGB, wenn kein angemessener finanzieller Ausgleich vorgesehen ist; ein Hinweis auf den gesetzlichen Aufwendungsersatz nach § 670 BGB genügt dafür nicht.
Übertragen auf die Mitarbeiter-App heißt das: Wo die App für die Arbeit notwendig ist – etwa weil nur über sie gestempelt oder der Plan bekannt gegeben wird –, kann der Arbeitgeber die Installation auf dem Privatgerät nicht einfach per Weisung nach § 106 GewO verlangen. Tragfähig sind drei Modelle:
| Modell | Voraussetzung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Freiwillige Nutzung auf dem Privatgerät | Echte Wahlfreiheit, gleichwertige Alternative, keine Nachteile bei Ablehnung; Regeln in Betriebsvereinbarung oder Nutzungsrichtlinie | Plan einsehen, Anträge, Benachrichtigungen |
| Alternative ohne Privatgerät | Browserzugang am Arbeitsplatz, Stempel-Terminal oder Tablet im Pausenraum, Aushang der freigegebenen Planversion | Alle, die die App privat nicht nutzen wollen |
| Dienstgerät | Gerät wird gestellt, private Nutzung geregelt | Rollen, in denen mobile Erreichbarkeit Teil der Aufgabe ist, z. B. Schichtleitung |
Wer die App freiwillig auf dem eigenen Telefon nutzt, sollte nachvollziehen können, welche Berechtigungen sie verlangt. Standortzugriff ist nur dort vertretbar, wo er einen konkreten Zweck erfüllt, etwa beim Stempeln am Einsatzort, und sollte auf den Moment der Buchung beschränkt sein.
Datenschutz: Welche Regeln gelten für eine Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App verarbeitet Beschäftigtendaten: Namen, Dienstzeiten, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, bei manchen Funktionen auch Standortdaten. Maßgeblich ist die Datenschutz-Grundverordnung. Die frühere nationale Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG hat das Bundesarbeitsgericht in Folge des EuGH-Urteils vom 30.03.2023 (C-34/21) nicht mehr angewendet, weil sie die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO nicht erfüllt (Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21). Die Rechtsgrundlage ergibt sich deshalb unmittelbar aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO – für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses, für gesetzliche Pflichten wie die Arbeitszeiterfassung oder für berechtigte Interessen – oder aus einer Betriebsvereinbarung, die den Anforderungen des Art. 88 DSGVO genügt.
Für die Praxis ergeben sich daraus fünf Prüfpunkte:
- Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter wird ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen, der Zweck, Datenarten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragnehmer regelt.
- Datensparsamkeit: Kolleginnen und Kollegen sehen, wer mit ihnen Dienst hat, aber nicht den Grund einer Abwesenheit. „Krank" und „Urlaub" gehören nicht in die Teamansicht.
- Information: Beschäftigte werden nach Art. 13 DSGVO darüber informiert, welche Daten die App zu welchem Zweck verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden.
- Rollen und Rechte: Planungs-, Genehmigungs- und Auswertungsrechte werden nach Funktion vergeben, nicht nach Bequemlichkeit.
- Löschung: Für Chatverläufe, Anträge und Zeitdaten gibt es Fristen; ausgeschiedene Beschäftigte verlieren den Zugang mit dem letzten Arbeitstag.
Ob zusätzlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist, hängt vom Funktionsumfang ab; bei systematischer Standortverarbeitung oder umfangreichen Auswertungen des Verhaltens ist sie ernsthaft zu prüfen.
Was muss mit dem Betriebsrat geregelt werden?
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht legt „bestimmt" weit aus: Es genügt, dass die Einrichtung objektiv geeignet ist, verhaltens- oder leistungsbezogene Daten zu erheben und zu speichern; auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (Beschluss vom 13.12.2016 – 1 ABR 7/15). Eine Mitarbeiter-App mit Zeiterfassung, Lesebestätigung, Aktivitätsprotokoll oder Standortfunktion erfüllt das regelmäßig. Werden über die App Dienstpläne aufgestellt oder geändert, kommt die Mitbestimmung über die Lage der Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG hinzu; Einzelheiten beschreibt der Beitrag Dienstplan und Betriebsrat.
Eine Betriebsvereinbarung nach § 77 BetrVG zur Mitarbeiter-App regelt typischerweise:
- Zweck und abschließende Liste der Funktionen; neue Module nur nach erneuter Beteiligung
- Freiwilligkeit der Nutzung auf Privatgeräten und die gleichwertige Alternative
- Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen über Lesebestätigungen, Aktivitätszeiten oder Standortverläufe
- Regeln zur Erreichbarkeit: welche Mitteilungen außerhalb der Arbeitszeit versandt werden dürfen
- Rollen, Auswertungsrechte, Speicher- und Löschfristen
Arbeitszeit: Nachrichten in der Freizeit und die Ruhezeit
Push-Benachrichtigungen machen die App nützlich – und werfen die Frage auf, ob Beschäftigte sie in der Freizeit beachten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu eine enge Linie gezogen. Ein Notfallsanitäter im Springerdienst musste nach den betrieblichen Regeln damit rechnen, dass der Arbeitgeber Beginn und Ort seines Dienstes am Folgetag noch festlegt. Eine solche per SMS mitgeteilte Weisung muss er auch in seiner Freizeit zur Kenntnis nehmen; das kurze Lesen ist keine Arbeitszeit, weil es die Freizeitgestaltung nicht erheblich einschränkt und der Zeitpunkt des Lesens frei wählbar bleibt (Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22).
Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, die Mitarbeiter-App in der Freizeit zu verfolgen. Die Entscheidung betrifft kurze Mitteilungen zur Lage der eigenen Arbeitszeit in einem System, in dem solche Festlegungen vorgesehen sind. Chatnachrichten, Neuigkeiten, Rückfragen zur Übergabe oder die Bitte, spontan einzuspringen, gehören nicht dazu. Anders liegt es, wenn Beschäftigte außerhalb ihrer Schicht innerhalb kurzer Zeit reagieren müssen: Das ist Rufbereitschaft, die als solche vereinbart und vergütet werden muss (siehe Rufbereitschaft im Schicht-Lexikon). Wie stark die Reaktionspflicht wiegen kann, zeigt der Europäische Gerichtshof: Muss eine Person zu Hause bleiben und binnen acht Minuten reagieren, ist die gesamte Bereitschaftszeit Arbeitszeit (Urteil vom 21.02.2018 – C-518/15, Matzak).
Für die Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach § 5 ArbZG gilt: Wer in der Freizeit tatsächlich arbeitet – Rückfragen beantwortet, Pläne abstimmt, Übergaben ergänzt –, unterbricht sie. Das kurze Lesen einer Mitteilung zur eigenen Schicht hat das Bundesarbeitsgericht in der entschiedenen Konstellation nicht als Arbeitszeit gewertet; eine allgemeine Bagatellgrenze für längere oder wiederholte Tätigkeiten in der Freizeit kennt das Gesetz dagegen nicht. Details zur Berechnung stehen im Beitrag zur Ruhezeit von elf Stunden. Ein ausdrückliches gesetzliches „Recht auf Nichterreichbarkeit" gibt es in Deutschland nicht; das Europäische Parlament hat im Januar 2021 eine entsprechende Richtlinie gefordert, ein Gesetzgebungsvorschlag der Kommission liegt nach der Übersicht des Parlaments bislang nicht vor (Stand September 2026).
Außerhalb der Arbeitszeit werden nur Änderungen der eigenen Schichten per Push gemeldet, und zwar bis zu einer festen Uhrzeit am Vortag. Alle übrigen Mitteilungen werden gesammelt und erscheinen zum nächsten Dienstbeginn. Wer kurzfristig Ersatz sucht, stellt eine offene Schicht ein, statt Einzelne anzurufen – Freiwillige bewerben sich, niemand muss antworten.
Zeiterfassung per Mitarbeiter-App
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; die App ist ein möglicher Weg, das Terminal am Eingang oder der Browser ein anderer. Für den Schichtbetrieb hat die Erfassung in derselben Software wie der Plan einen praktischen Vorteil: Soll und Ist stehen nebeneinander, Abweichungen werden sichtbar, und das Stundenkonto ergibt sich aus denselben Daten. Wer die App nicht privat nutzt, braucht auch hier eine Alternative – ein Stempel-Terminal ist für viele Betriebe die einfachste.
Auswahlkriterien: Checkliste für die Mitarbeiter-App
| Kriterium | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Anbindung an den Dienstplan | Ist die App Teil der Planungssoftware oder nur eine Schnittstelle? | Getrennte Systeme erzeugen zwei Wahrheiten |
| Freigabeprozesse | Werden Tausch, Wünsche und Urlaub als Antrag mit Status geführt und vor Freigabe gegen Ruhezeit und Qualifikation geprüft? | Schützt vor Plänen, die gegen das ArbZG verstoßen |
| Benachrichtigungen | Lassen sich Art und Zeitfenster von Push-Meldungen je Rolle einstellen? | Erreichbarkeitsregeln müssen technisch umsetzbar sein |
| Zugang ohne Privatgerät | Gibt es Browser, Terminal oder Tablet-Modus mit denselben Funktionen? | Voraussetzung für echte Freiwilligkeit |
| Rechte und Sichtbarkeit | Kann eingeschränkt werden, wer Abwesenheitsgründe, Stunden und Auswertungen sieht? | Datensparsamkeit und Vertraulichkeit |
| Datenschutzvertrag | Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Liste der Unterauftragnehmer vor? | Pflicht bei Verarbeitung durch einen Dienstleister |
| Kontrollfunktionen | Lassen sich Lesebestätigungen, Aktivitätsprotokolle und Standort abschalten oder begrenzen? | Grundlage für eine Einigung mit dem Betriebsrat |
| Bedienbarkeit | Finden Beschäftigte ihren Plan in wenigen Schritten, auch ohne Schulung, und gibt es die App für iOS und Android? | Nutzung entscheidet über den Nutzen |
| Kosten und Laufzeit | Preis je Person und Monat, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Testphase | Schichtbetriebe haben schwankende Belegschaften |
Eine Übersicht der Kosten je Mitarbeiter bietet die Seite Software-Kosten; ab wann sich der Wechsel von Aushang und Chat lohnt, behandelt der Beitrag Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eine Dienstplan-App?
Einführung in sechs Schritten
- Ziel festlegen. Welche Parallelkanäle sollen ersetzt werden – Aushang, Telefonkette, Chatgruppe, Urlaubszettel? Daraus ergibt sich der Funktionsumfang.
- Betriebsrat und Datenschutz früh beteiligen. Funktionsliste, Zugangsmodell und Erreichbarkeitsregeln gemeinsam festlegen; Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzinformation vorbereiten.
- Alternative einrichten. Browser, Terminal oder Tablet, bevor die App ausgerollt wird – nicht erst, wenn jemand ablehnt.
- Pilot mit einem Team. Vier bis sechs Wochen, mindestens ein vollständiger Planungszyklus mit Tausch und Urlaubsanträgen.
- Stichtag für den alten Kanal. Ab einem festen Datum gilt nur noch der Plan in der App (und der ausgehängte Ausdruck derselben Version); die Chatgruppe wird für Planfragen geschlossen.
- Nach drei Monaten prüfen. Wie viele nutzen die App, wie viele den alternativen Zugang, wo entstehen noch Rückfragen per Telefon? Erst dann weitere Module wie Chat oder Dokumente freischalten.
Der häufigste Fehler ist, die App zusätzlich zum alten Kanal einzuführen. Solange der Plan auch im Chat verschickt wird, bleibt der Chat die Quelle. Ein zweiter Fehler betrifft die Urlaubsplanung: Wird sie weiter auf Papier geführt, fehlen der App die Abwesenheiten, und der Plan ist unvollständig. Wie die Urlaubsrunde im Schichtbetrieb organisiert wird, zeigt der Beitrag zur Urlaubsplanung.
Mitarbeiter-App als Teil der Dienstplan-Software: Aplano
Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation mit Mitarbeiter-App für iOS und Android. Die Apps sind bereits im Core-Tarif ab 0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto enthalten; Schichttausch, Abwesenheiten und Benachrichtigungen kommen im Basic-Tarif (2,00 €) hinzu, Zeiterfassung, offene Schichten, der Mitarbeiter-Chat und Qualifikationen im Pro-Tarif (4,50 €). Die Zeiterfassung läuft über Browser, App oder ein Stempeluhr-Terminal auf einem Tablet mit RFID oder Fingerprint – ein Zugang ohne Privatgerät ist damit abbildbar. Getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte, das Abonnement ist monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Einen Überblick über weitere Lösungen gibt der Software-Vergleich; für Beschäftigte, die ihre Schichten privat verwalten wollen, beschreibt die Seite Schichtkalender-App den Kalender-Export.
Eine Mitarbeiter-App ist nur so verbindlich wie die Regeln um sie herum. Legen Sie vor dem Start fest, welche Planversion gilt, welche Mitteilungen außerhalb der Arbeitszeit erlaubt sind und wie Beschäftigte ohne Privatgerät teilnehmen. Ohne diese drei Regeln verlagert die App nur das Chaos der Chatgruppe auf ein neues Gerät.
Häufige Fragen
Was ist eine Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App ist die mobile Oberfläche, über die Beschäftigte ohne festen Büroarbeitsplatz auf betriebliche Informationen und Abläufe zugreifen. Im Schichtbetrieb ist sie meist Teil einer Dienstplan-Software: Sie zeigt den eigenen Dienstplan, nimmt Tauschanfragen, Wünsche und Urlaubsanträge entgegen, erfasst die Arbeitszeit und meldet Planänderungen per Push-Benachrichtigung. Reine Kommunikations-Apps decken dagegen vor allem Neuigkeiten und Chat ab.
Muss ich die Mitarbeiter-App auf meinem privaten Handy installieren?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht, und der Arbeitgeber kann sie nicht ohne Weiteres anordnen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Arbeitgeber die für die Arbeit wesentlichen Arbeitsmittel stellen muss; die Nutzung eigener Geräte kann nur mit einem angemessenen finanziellen Ausgleich vereinbart werden (Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21, dort Fahrrad und Mobiltelefon). In der Praxis wird die freiwillige Nutzung auf dem Privatgerät angeboten und für alle anderen ein Zugang über Browser, Terminal oder Dienstgerät bereitgestellt.
Ist die Einführung einer Mitarbeiter-App mitbestimmungspflichtig?
Ja, wenn ein Betriebsrat besteht. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht lässt dafür die objektive Eignung genügen, eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig (Beschluss vom 13.12.2016 – 1 ABR 7/15). Eine App mit Zeiterfassung, Lesebestätigungen oder Standortfunktion erfüllt das regelmäßig. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung nach § 77 BetrVG.
Muss ich Nachrichten der Mitarbeiter-App in meiner Freizeit lesen?
Grundsätzlich nicht. Eine Ausnahme hat das Bundesarbeitsgericht für kurze Mitteilungen anerkannt, mit denen der Arbeitgeber nach den betrieblichen Regeln die Arbeitszeit des Folgetags festlegt: Solche Weisungen sind auch in der Freizeit zur Kenntnis zu nehmen, das kurze Lesen ist keine Arbeitszeit (Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22). Chats, Neuigkeiten oder Rückfragen fallen nicht darunter. Wer außerhalb der Arbeitszeit auf Abruf reagieren muss, leistet Rufbereitschaft, die gesondert zu regeln ist.
Darf das Team über eine WhatsApp-Gruppe organisiert werden?
Verboten ist das nicht ausdrücklich, geeignet ist es selten. In einer Gruppe sehen alle Mitglieder die privaten Mobilnummern der anderen, obwohl Beschäftigte nach LAG Thüringen (16.05.2018 – 6 Sa 442/17) nicht einmal verpflichtet sind, dem Arbeitgeber ihre private Nummer zu nennen. Hinzu kommen der Abgleich des Adressbuchs, den die WhatsApp-Nutzungsbedingungen nur erlauben, soweit das geltende Recht es zulässt, und fehlende Nachvollziehbarkeit: Welche Planversion gilt und wer eine Änderung gesehen hat, lässt sich im Chatverlauf kaum belegen.
Gibt es eine Mitarbeiter-App kostenlos?
Es gibt dauerhaft kostenlose Tarife einzelner Anbieter und Gratis-Werkzeuge, meist mit Grenzen bei Nutzerzahl, Funktionen oder Verlauf. Für einen Schichtbetrieb ist entscheidend, ob Dienstplan, Tausch, Urlaub und Zeiterfassung im Gratis-Umfang enthalten sind und ob der Datenschutz vertraglich geregelt ist (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Grenzen kostenloser Dienstplan-Werkzeuge beschreibt der Beitrag zur kostenlosen Dienstplan-Software auf dieser Seite.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte (Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6): gesetze-im-internet.de
- § 77 BetrVG – Durchführung gemeinsamer Beschlüsse, Betriebsvereinbarungen: gesetze-im-internet.de
- BAG, Beschluss vom 13.12.2016 – 1 ABR 7/15 (objektive Eignung zur Überwachung genügt): bundesarbeitsgericht.de
- BAG, Urteil vom 10.11.2021 – 5 AZR 334/21 (Arbeitgeber stellt wesentliche Arbeitsmittel, Fahrrad und Mobiltelefon): bundesarbeitsgericht.de
- BAG, Urteil vom 23.08.2023 – 5 AZR 349/22 (Kenntnisnahme einer Dienstzuweisung in der Freizeit): bundesarbeitsgericht.de
- LAG Thüringen, Urteil vom 16.05.2018 – 6 Sa 442/17 (keine Pflicht zur Herausgabe der privaten Mobilnummer): dejure.org
- BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21 (§ 26 Abs. 1 BDSG unangewendet, Art. 88 DSGVO): bundesarbeitsgericht.de
- EuGH, Urteil vom 30.03.2023 – C-34/21 (Beschäftigtendatenschutz, Art. 88 DSGVO): curia.europa.eu
- Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (Art. 6, 13, 28, 35, 88): eur-lex.europa.eu
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung): bundesarbeitsgericht.de
- § 3 ArbSchG – Grundpflichten des Arbeitgebers: gesetze-im-internet.de
- § 5 ArbZG – Ruhezeit: gesetze-im-internet.de
- EuGH, Urteil vom 21.02.2018 – C-518/15 (Matzak, Bereitschaftszeit zu Hause): curia.europa.eu
- § 106 GewO – Weisungsrecht des Arbeitgebers: gesetze-im-internet.de
- § 670 BGB – Ersatz von Aufwendungen: gesetze-im-internet.de
- WhatsApp-Nutzungsbedingungen für den Europäischen Wirtschaftsraum (Kontakt-Upload): whatsapp.com
- Europäisches Parlament, Legislative Train: Right to disconnect (Stand der Initiative): europarl.europa.eu
- Aplano Produktinformationen und Preise, Stand Juli 2026: aplano.de
Redaktionell geprüft am 30. September 2026. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Praxishilfe und ersetzt keine Rechtsberatung; verbindlich bleiben Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung und Arbeitsvertrag.