Fehlzeiten im Schichtbetrieb: erfassen, Fehlzeitenquote berechnen und das Fehlzeitengespräch führen

In einem Büro mit Gleitzeit verschiebt eine Abwesenheit Aufgaben. Im Schichtbetrieb verschiebt sie Menschen: Ein fehlender Frühdienst muss bis 6 Uhr besetzt sein, sonst fehlt die Mindestbesetzung. Fehlzeiten sind deshalb dort keine reine Personalstatistik, sondern eine Planungsgröße. Wer sie nur als Krankenquote am Jahresende betrachtet, sieht zu spät und zu grob, wo Lücken entstehen. Dieser Beitrag behandelt Fehlzeiten in ihrer ganzen Breite: von der Erfassung über die Kennzahl bis zur Auswertung im Dienstplan und zum Gespräch mit den Beschäftigten.

Was sind Fehlzeiten?

Fehlzeiten sind Zeiten, in denen eine Person zu einer vertraglich geschuldeten und eingeplanten Arbeitszeit nicht arbeitet. Der Begriff ist nicht gesetzlich definiert. In der Praxis werden zwei Gruppen unterschieden: geplante Fehlzeiten, die beim Erstellen des Dienstplans bekannt sind, und ungeplante Fehlzeiten, die kurzfristig auftreten und den veröffentlichten Plan aufbrechen. Für die Dienstplanung ist diese Unterscheidung wichtiger als die Frage, ob eine Abwesenheit bezahlt ist.

Eigene Systematik der Redaktion. Ob Urlaub in eine Fehlzeitenquote eingeht, ist eine Definitionsfrage; Arbeitsunfähigkeit bei Arbeitsunfällen ist für die Planung ebenfalls ungeplant, auch wenn Unfallversicherungsträger beteiligt sind.

Für gesetzlich Krankenversicherte gilt seit 2023 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich melden und ärztlich feststellen lassen, der Arbeitgeber ruft die Daten bei der Krankenkasse ab (§ 5 Abs. 1a EFZG, § 109 SGB IV). Für die Dienstplanung ändert das wenig – entscheidend bleibt die Meldung vor Schichtbeginn, denn erst sie löst die Suche nach Ersatz aus.

Wie erfasst man Fehlzeiten im Schichtbetrieb?

Fehlzeiten werden dort erfasst, wo die Sollarbeitszeit steht: im Dienstplan. Jede Abwesenheit wird der konkret geplanten Schicht zugeordnet, nicht nur einem Kalendertag. Nur so lässt sich später auswerten, ob ein Ausfall einen Frühdienst am Montag oder einen Nachtdienst am Samstag getroffen hat. Fünf Regeln haben sich bewährt:

1. Feste Abwesenheitsarten. Eine kurze, verbindliche Liste – etwa Urlaub, Weiterbildung, Sonderurlaub, Arbeitsunfähigkeit, Kind krank, unentschuldigt. Freitext wie „fehlt“ oder „krank?“ lässt sich nicht auswerten.
2. In Stunden zählen. Ein ausgefallener Zwölf-Stunden-Nachtdienst wiegt mehr als ein Vier-Stunden-Dienst. Wer nur Tage zählt, verzerrt die Quote in Betrieben mit gemischten Dienstlängen.
3. Meldezeitpunkt festhalten. Ob eine Abwesenheit drei Wochen oder drei Stunden vor Schichtbeginn bekannt wurde, entscheidet über den Planungsaufwand. Der Zeitpunkt gehört zur Erfassung dazu.
4. Ersatz dokumentieren. Wurde die Schicht durch Tausch, Springer, Mehrarbeit oder gar nicht besetzt? Diese Angabe verbindet Fehlzeiten mit ihren Folgekosten.
5. Grund und Art trennen. Für die Planung genügt die Art („Arbeitsunfähigkeit“); medizinische Angaben haben im Dienstplan nichts verloren. In der Teamansicht reicht „abwesend“ – wie sich das umsetzen lässt, zeigt der Beitrag Dienstplan online.

Wie berechnet man die Fehlzeitenquote?

Die Fehlzeitenquote setzt die Fehlzeit eines Zeitraums ins Verhältnis zur Sollarbeitszeit desselben Zeitraums:

Fehlzeitenquote = Fehlzeit ÷ Sollarbeitszeit × 100

Beide Größen werden in derselben Einheit gemessen, in Tagen oder besser in Stunden. Die Sollarbeitszeit ist die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit aller einbezogenen Beschäftigten, nicht die tatsächlich geleistete. Weil „Fehlzeiten“ unterschiedlich weit gefasst werden, empfiehlt es sich, drei Quoten nebeneinander zu führen: eine Gesamtquote aller Fehlzeiten, eine Quote der ungeplanten Fehlzeiten und die Krankenquote als Teilmenge.

Rechenbeispiel: Ein Team hat 25 Vollzeitbeschäftigte und im betrachteten Monat 21 Arbeitstage. Die Sollarbeitszeit beträgt damit 525 Arbeitstage. Erfasst wurden 42 Urlaubstage, 6 Weiterbildungstage, 31 Tage Arbeitsunfähigkeit, 4 Tage Erkrankung eines Kindes und 1 Tag unentschuldigtes Fehlen – zusammen 84 Fehltage.

Alle Werte sind Beispielannahmen, gerundet auf eine Nachkommastelle. Bei Teilzeitkräften oder unterschiedlich langen Diensten werden Soll und Fehlzeit in Stunden angesetzt.

Die gesamte Quote zeigt, wie viel Kapazität insgesamt fehlt, und gehört in die Personalbedarfsrechnung. Die Quote der ungeplanten Fehlzeiten ist die Zahl, an der sich Springer-Pool, Rufbereitschaft und Einspringregeln messen lassen müssen. Der Urlaub dagegen ist eine Planungsaufgabe – wie er über das Jahr verteilt wird, beschreibt der Beitrag Urlaubsplanung im Schichtbetrieb.

Neben der Quote lohnen zwei einfache Ergänzungen: die Zahl der Abwesenheitsfälle (viele kurze Fälle reißen öfter Lücken in den Plan als ein langer) und die Vorlaufzeit der Meldung. Punktesysteme, die kurze Abwesenheiten besonders stark gewichten, sind dagegen umstritten: Sie bewerten Personen statt Arbeitsbedingungen und berühren Mitbestimmung und Datenschutz.

Welche Vergleichswerte zum Krankenstand gibt es?

Für Krankheit als größte ungeplante Fehlzeitart gibt es amtliche Zahlen. Sie unterscheiden sich, weil sie verschieden erhoben werden – ein direkter Vergleich mit der eigenen Quote ist nur mit Blick auf die Methode möglich.

Quellen siehe unten. Destatis weist darauf hin, dass der Anstieg gegenüber 2021 auch auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zurückgehen dürfte, weil seither vor allem kurze Arbeitsunfähigkeiten vollständiger gemeldet werden.

Die BAuA schätzt die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit für 2024 auf 134 Milliarden Euro, den Ausfall an Bruttowertschöpfung auf 227 Milliarden Euro. Für den einzelnen Betrieb sind solche Gesamtzahlen nur Orientierung. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit den eigenen Vorjahren und zwischen eigenen Teams mit ähnlichem Schichtsystem.

Welche Muster zeigt der Dienstplan?

Erst die Verknüpfung von Fehlzeit und Schicht macht Fehlzeiten steuerbar. Statt einer einzigen Jahresquote wertet die Planung aus, wann und wo die Lücken entstehen. Ein auffälliges Muster ist kein Beweis für eine Ursache, aber ein Anlass, genauer hinzusehen – auf Teamebene, nicht als Kontrolle einzelner Personen.

Eigene Einordnung der Redaktion. Die Zusammenhänge sind Prüfhinweise, keine belegten Ursache-Wirkungs-Beziehungen für den einzelnen Betrieb.

Dass Planbarkeit eine Rolle spielt, zeigen die Daten der BAuA-Arbeitszeitbefragung 2021: Beschäftigte, deren Arbeitszeit häufig betriebsbedingt kurzfristig geändert wird, bewerten ihren Gesundheitszustand seltener als gut oder sehr gut (59 gegenüber 71 Prozent). Ein Plan, der hält, ist damit auch Gesundheitsschutz – und jede ungeplante Fehlzeit, die durch Einspringen aus dem Frei gedeckt wird, erzeugt die nächste kurzfristige Änderung. Wie verlässliche Pläne auch die Fluktuation beeinflussen, beschreibt ein eigener Beitrag.

Wie lassen sich Fehlzeiten vorbeugen?

Fehlzeiten lassen sich nicht auf null senken, und das ist auch nicht das Ziel: Wer krank zur Arbeit kommt, steckt andere an und fällt später länger aus. Ziel des Fehlzeitenmanagements ist, die beeinflussbaren Ursachen zu verringern und die unvermeidbaren Ausfälle so aufzufangen, dass der Plan nicht zusammenbricht.

1. Ausfall einplanen. Der Personalbedarf wird mit der eigenen Quote der ungeplanten Fehlzeiten gerechnet, nicht mit dem Idealfall.
2. Belastende Schichtfolgen entschärfen. Vorwärtsrotation, begrenzte Nachtblöcke, ausreichende Ruhezeiten und planbare freie Wochenenden.
3. Plan früh veröffentlichen und stabil halten. Ein fester Veröffentlichungstermin und klare Regeln für spätere Änderungen (Kurzfristige Dienstplanänderung).
4. Ersatz organisieren, bevor er gebraucht wird. Springer, Poolkräfte oder Bereitschaftsregeln mit einer Reihenfolge, die nicht immer dieselben trifft.
5. Überlastung ernst nehmen. Wachsende Salden und eine Überlastungsanzeige sind Frühwarnsignale, die Folgen in der Planung haben müssen.
6. Gefährdungsbeurteilung nutzen. § 5 ArbSchG verlangt, auch psychische Belastungen und die Gestaltung von Arbeitszeit zu beurteilen. Teamauswertungen von Fehlzeiten sind ein Anlass, sie zu aktualisieren.
7. Rückkehr strukturieren. Ein kurzes, wertschätzendes Gespräch nach längerer Abwesenheit und ein BEM-Angebot, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind.

Fehlzeitengespräch: Arten, Ablauf und Grenzen

„Fehlzeitengespräch“ ist ein Sammelbegriff für Gespräche zwischen Führungskraft und Beschäftigten über Abwesenheiten. Gesetzlich geregelt ist davon nur das betriebliche Eingliederungsmanagement. Die übrigen Formen beruhen auf dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) oder auf einer Betriebsvereinbarung. Wichtig ist, die Gesprächsarten nicht zu vermischen – insbesondere das freiwillige BEM nicht mit einem Gespräch, das arbeitsrechtliche Schritte vorbereitet.

Eigene Systematik der Redaktion; Bezeichnungen sind in Betrieben unterschiedlich.

Was im Gespräch nicht verlangt werden kann: Beschäftigte schulden die Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit und ihrer voraussichtlichen Dauer (§ 5 Abs. 1 EFZG), nicht die Diagnose. Fragen nach Krankheitsursachen sind nur als freiwilliges Angebot zulässig. Während einer Arbeitsunfähigkeit dürfen Beschäftigte zudem nur ausnahmsweise zu einem Personalgespräch in den Betrieb bestellt werden – nach dem Bundesarbeitsgericht nur bei einem dringenden betrieblichen Anlass, der keinen Aufschub duldet, wenn die persönliche Anwesenheit dringend erforderlich und zumutbar ist (BAG, Urteil vom 02.11.2016 – 10 AZR 596/15).

Ablauf eines Fürsorgegesprächs in vier Schritten: Anlass sachlich benennen (Zahl der Abwesenheitsfälle, nicht Diagnosen) – nach betrieblichen Belastungen fragen, etwa Schichtfolgen, Wege oder Betreuungszeiten – Unterstützung anbieten, zum Beispiel andere Dienstlagen, Tauschmöglichkeiten oder Hinweise auf Betriebsarzt und BEM – Vereinbarungen festhalten und einen Folgetermin setzen. Im Schichtbetrieb liegen viele Lösungen im Plan selbst: feste Dienste statt Wechsel, ein anderes freies Wochenende, Wunschdienste für Betreuungstage.

Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX

Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte Menschen. Beteiligt werden die Interessenvertretung, bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung, bei Bedarf der Betriebsarzt; Beschäftigte können eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Vorab ist die betroffene Person auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der erhobenen Daten hinzuweisen.

Für die Dienstplanung ist das BEM doppelt relevant. Erstens muss die Sechs-Wochen-Grenze überhaupt bemerkt werden – das setzt eine Erfassung voraus, die Arbeitsunfähigkeitszeiten je Person über rollierende zwölf Monate summiert. Zweitens sind die Ergebnisse oft Planungsmaßnahmen: keine Nachtdienste für eine Übergangszeit, verkürzte Dienste, feste Schichtlagen oder eine stufenweise Wiedereingliederung, die im Plan als eigene Dienstart abgebildet werden muss.

Mitbestimmung und Datenschutz

Mitbestimmung. Formalisierte Krankengespräche – Auswahl der Beschäftigten nach abstrakten Kriterien, einheitlicher Ablauf – betreffen das Ordnungsverhalten im Betrieb und sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig (BAG, Beschluss vom 08.11.1994 – 1 ABR 22/94). Werden Fehlzeiten mit Software ausgewertet, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; für Dienstpläne selbst gilt § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung zu Fehlzeitenerfassung, Gesprächsarten und BEM schafft Klarheit für alle Seiten. Einzelheiten zur Mitbestimmung bei der Planung beschreibt der Beitrag Dienstplan und Betriebsrat.

Datenschutz. Angaben über Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten und gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist nur ausnahmsweise erlaubt, etwa soweit sie zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO). Praktisch heißt das:

• Im Dienstplan und in der Teamansicht nur „abwesend“, nicht den Grund anzeigen.
• Zugriff auf Abwesenheitsarten auf Planung und Personalabteilung beschränken.
• BEM-Unterlagen getrennt von der allgemeinen Personalakte führen und nur mit Einwilligung weitergeben.
• Auswertungen bevorzugt auf Team- oder Bereichsebene, mit festgelegten Löschfristen.
• Beschäftigte über Zweck und Umfang der Fehlzeitenauswertung informieren (Art. 13 DSGVO).

Fehlzeiten mit Aplano erfassen und auswerten

Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Abwesenheiten und Urlaubskonten sind ab dem Basic-Tarif (2,00 € je Mitarbeiter und Monat) enthalten und erscheinen direkt im Dienstplan; Zeiterfassung, offene Schichten zum Nachbesetzen ausgefallener Dienste, Personalakten sowie Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif (4,50 €). ArbZG-Hinweise zeigen Pausen- und Ruhezeitkonflikte schon beim Umplanen. Getestet wird 14 Tage im Pro-Umfang ohne Kreditkarte, das Abonnement ist monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Die Regeln für Fehlzeitengespräche und BEM bleiben Sache von Führung, Personalabteilung und Betriebsrat. Weitere Lösungen vergleicht der Software-Vergleich.

Häufige Fragen

Was zählt alles zu den Fehlzeiten?

Fehlzeiten sind alle Zeiten, in denen Beschäftigte zu einer geplanten Arbeitszeit nicht arbeiten. Dazu gehören geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Weiterbildung, Bildungsurlaub oder Sonderurlaub und ungeplante wie Arbeitsunfähigkeit, Erkrankung eines Kindes, kurzfristige persönliche Verhinderung und unentschuldigtes Fehlen. Ruhende Arbeitsverhältnisse wie Elternzeit oder Mutterschutz werden meist getrennt geführt, weil sie die Sollarbeitszeit selbst verändern.

Wie berechnet man die Fehlzeitenquote?

Fehlzeitenquote = Fehlzeit ÷ Sollarbeitszeit × 100, beides in derselben Einheit und für denselben Zeitraum. Beispiel: Ein Team mit 25 Beschäftigten hat im Monat 525 Soll-Arbeitstage und 84 Fehltage aller Arten – das ergibt 16,0 Prozent. Für die Steuerung sollte zusätzlich eine Quote nur der ungeplanten Fehlzeiten gerechnet werden, im Beispiel 36 Tage oder 6,9 Prozent. In Schichtbetrieben mit unterschiedlich langen Diensten ist die Rechnung in Stunden genauer.

Wie hoch ist der Krankenstand in Deutschland?

Das hängt von der Quelle ab. Nach der amtlichen GKV-Statistik KM1 des Bundesgesundheitsministeriums lag der Krankenstand der krankengeldberechtigten Pflichtmitglieder im Jahresdurchschnitt 2025 bei 5,66 Prozent. Das Statistische Bundesamt meldet für 2025 durchschnittlich 14,6 Arbeitstage Krankmeldung je Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer. Die BAuA rechnet für 2024 mit 20,8 Arbeitsunfähigkeitstagen je Arbeitnehmer. Die Werte unterscheiden sich, weil sie verschieden zählen.

Muss ich im Fehlzeitengespräch meine Diagnose nennen?

Nein. Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 EFZG), nicht aber die Diagnose. Auch die Arbeitgeberausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält keinen Befund. Im Gespräch können Beschäftigte freiwillig über betriebliche Ursachen sprechen, etwa über Belastungen durch Schichtfolgen; eine Pflicht zur Offenlegung von Gesundheitsdaten besteht nicht.

Wann muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten?

Wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte. Die Teilnahme ist freiwillig. Sind die Voraussetzungen nach einem abgeschlossenen BEM innerhalb eines Jahres erneut erfüllt, ist grundsätzlich ein neues BEM anzubieten (BAG, Urteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21).

Hat der Betriebsrat bei Fehlzeitengesprächen mitzubestimmen?

Bei formalisierten Krankengesprächen ja: Werden Beschäftigte nach abstrakten Kriterien ausgewählt und die Gespräche nach einem einheitlichen Schema geführt, betrifft das die Ordnung im Betrieb nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (BAG, Beschluss vom 08.11.1994 – 1 ABR 22/94). Werden Fehlzeiten per Software ausgewertet, kommt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu. Am einzelnen BEM ist der Betriebsrat nur mit Einverständnis der betroffenen Person beteiligt (BAG, Beschluss vom 22.03.2016 – 1 ABR 14/14).

Quellen

1. Bundesministerium für Gesundheit: Gesetzliche Krankenversicherung – Mitglieder, mitversicherte Angehörige und Krankenstand, Jahresdurchschnitt 2025 (GKV-Statistik KM1/13), März 2026: bundesgesundheitsministerium.de
2. Statistisches Bundesamt: Krankenstand – Qualität der Arbeit (Datenbasis Arbeitszeitrechnung des IAB), aktualisiert 23.07.2026: destatis.de
3. BAuA: Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2024: baua.de
4. BAuA: Arbeitszeitreport Deutschland – Ergebnisse der BAuA-Arbeitszeitbefragung 2021, Dortmund 2022: doi.org/10.21934/baua:bericht20221103
5. § 167 SGB IX – Prävention (Abs. 2: betriebliches Eingliederungsmanagement): gesetze-im-internet.de
6. § 3 EFZG – Anspruch auf Entgeltfortzahlung: gesetze-im-internet.de
7. § 5 EFZG – Anzeige- und Nachweispflichten: gesetze-im-internet.de
8. § 109 SGB IV – Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten an den Arbeitgeber: gesetze-im-internet.de
9. § 3 BUrlG – Dauer des Urlaubs: gesetze-im-internet.de
10. § 616 BGB – Vorübergehende Verhinderung: gesetze-im-internet.de
11. § 45 SGB V – Krankengeld bei Erkrankung des Kindes: gesetze-im-internet.de
12. § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte (Abs. 1 Nr. 1, 2 und 6): gesetze-im-internet.de
13. § 5 ArbSchG – Beurteilung der Arbeitsbedingungen: gesetze-im-internet.de
14. Art. 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: dsgvo-gesetz.de
15. BAG, Urteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21 (erneutes BEM, Darlegungslast): bundesarbeitsgericht.de
16. BAG, Urteil vom 02.11.2016 – 10 AZR 596/15 (Personalgespräch während Arbeitsunfähigkeit): bundesarbeitsgericht.de
17. BAG, Beschluss vom 22.03.2016 – 1 ABR 14/14 (Betriebsrat im BEM nur mit Einverständnis): bundesarbeitsgericht.de
18. BAG, Beschluss vom 08.11.1994 – 1 ABR 22/94 (Mitbestimmung bei formalisierten Krankengesprächen): dejure.org
19. Aplano – Funktionen und Tarife: aplano.de/preise

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