- Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG) – also ohne schuldhaftes Zögern, im Schichtbetrieb in aller Regel vor Beginn der Schicht. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
- Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich nachzuweisen. Der Arbeitgeber darf den Nachweis auch früher verlangen, ab dem ersten Tag und ohne Begründung (BAG, Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11).
- Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV); die Beschäftigten müssen die Arbeitsunfähigkeit nur feststellen lassen. Die Diagnose erfährt der Arbeitgeber nicht.
- Die telefonische Krankschreibung für bis zu fünf Kalendertage ist im Oktober 2026 weiterhin möglich. Die Koalition hat am 02.07.2026 beschlossen, sie abzuschaffen und einen Nachweis ab dem ersten Tag einzuführen; ein Gesetz dazu gibt es noch nicht.
- Für den Dienstplan beginnt mit der Anzeige die eigentliche Arbeit: Ausfall eintragen, Ersatz finden, Team informieren und dem Stundenkonto die Stunden gutschreiben, die laut Plan angefallen wären.
Um 5:10 Uhr ruft eine Pflegefachkraft an: Fieber, sie kommt nicht zur Frühschicht. Für die Mitarbeiterin ist die Sache damit vorerst erledigt. Für die Schichtleitung fängt sie an – um 6 Uhr muss die Station besetzt sein. Zwischen diesen beiden Perspektiven liegt das, worum es bei der Krankmeldung geht: Das Gesetz regelt, wann und wie Beschäftigte den Ausfall melden und nachweisen müssen. Wie der Betrieb darauf reagiert, regelt es nicht. Dafür braucht es eingespielte Abläufe im Dienstplan.
Anzeigepflicht: Was heißt „unverzüglich“?
§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG verpflichtet Beschäftigte, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. „Unverzüglich“ heißt nach der Legaldefinition in § 121 Abs. 1 BGB „ohne schuldhaftes Zögern“. Die Rechtsprechung leitet daraus ab, dass die Meldung grundsätzlich so früh erfolgen muss, dass der Arbeitgeber noch disponieren kann – in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Tag des Ausfalls.
Zwei Punkte werden in der Praxis häufig übersehen:
- Die Anzeigepflicht gilt ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses. Sie hängt nicht davon ab, ob schon ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht; dieser setzt erst nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis ein (§ 3 Abs. 3 EFZG).
- Auch die Verlängerung ist anzuzeigen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als zunächst mitgeteilt, ist die neue voraussichtliche Dauer wieder unverzüglich zu melden. Das Bundesarbeitsgericht hat bestätigt, dass die schuldhafte Verletzung dieser Pflicht je nach Einzelfall eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen kann (Urteil vom 07.05.2020 – 2 AZR 619/19).
Mitzuteilen sind nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer. Ein Grund, ein Symptom oder eine Diagnose gehört nicht dazu. Eine Ausnahme sieht das Gesetz nur bei einer Erkrankung im Ausland vor: Dann ist zusätzlich die Adresse am Aufenthaltsort mitzuteilen, und zwar „in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung“; die Kosten trägt der Arbeitgeber (§ 5 Abs. 2 EFZG).
Nachweispflicht: ab dem vierten Kalendertag oder früher
Von der Anzeige zu unterscheiden ist der Nachweis. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Gezählt werden Kalendertage, nicht Arbeitstage: Freie Tage laut Dienstplan, Wochenenden und Feiertage zählen mit. Wer am Freitag erkrankt, ist bei Fortdauer über Sonntag hinaus spätestens am folgenden Arbeitstag nachweispflichtig. Welcher Tag im durchgehenden Schichtbetrieb als „Arbeitstag“ gilt, ist nicht immer eindeutig; eine klare betriebliche Regel vermeidet Streit.
Der Arbeitgeber kann den Nachweis auch früher verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass dieses Verlangen im nicht gebundenen Ermessen des Arbeitgebers steht: Er braucht weder einen Verdacht noch eine Begründung, und es kann sich auch auf eine eintägige Erkrankung beziehen (Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11). Soll die Pflicht ab dem ersten Tag aber generell für alle Beschäftigten oder ganze Gruppen gelten, betrifft das die Ordnung des Betriebs; der Betriebsrat hat dann nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitzubestimmen (BAG, Beschluss vom 25.01.2000 – 1 ABR 3/99).
| Pflicht | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer mitteilen | unverzüglich, in der Regel vor Arbeits- bzw. Schichtbeginn | § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG, § 121 BGB |
| Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen (gesetzlich Versicherte) bzw. Bescheinigung vorlegen (übrige Fälle) | bei mehr als drei Kalendertagen spätestens am darauffolgenden Arbeitstag | § 5 Abs. 1 Satz 2, Abs. 1a EFZG |
| Nachweis auf Verlangen des Arbeitgebers | früher, auch ab dem ersten Tag | § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG |
| Fortdauer über das bescheinigte Ende hinaus | unverzüglich melden und erneut nachweisen | § 5 Abs. 1 Satz 1 und 4 EFZG |
| Erkrankung im Ausland | auf schnellstem Weg, mit Adresse am Aufenthaltsort | § 5 Abs. 2 EFZG |
Stand Oktober 2026. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge können den Meldeweg konkretisieren; von den Vorschriften des EFZG darf nicht zuungunsten der Beschäftigten abgewichen werden (§ 12 EFZG).
eAU: Der Arbeitgeber ruft ab
Seit dem 1. Januar 2023 erhalten Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter nicht mehr auf dem „gelben Schein“, sondern elektronisch. Die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie dort ab (§ 109 Abs. 1 SGB IV). Für die Beschäftigten ändert sich die Pflicht entsprechend: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit zu den genannten Zeitpunkten ärztlich feststellen lassen, legen aber keine Bescheinigung mehr vor (§ 5 Abs. 1a EFZG). An der Anzeigepflicht ändert die eAU nichts – der Abruf setzt voraus, dass der Arbeitgeber überhaupt weiß, dass er abrufen muss.
Die Meldung der Krankenkasse enthält Name, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und gegebenenfalls einen Hinweis auf einen Arbeitsunfall (§ 109 Abs. 1 SGB IV) – keine Diagnose. Weiterhin auf Papier läuft der Nachweis unter anderem in diesen Fällen:
- privat krankenversicherte Beschäftigte – § 5 Abs. 1a EFZG gilt nur für gesetzlich Versicherte
- geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten (§ 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG, § 109 Abs. 3 SGB IV)
- Feststellung durch eine Ärztin oder einen Arzt ohne Kassenzulassung, etwa eine reine Privatpraxis (§ 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG)
- Arbeitsunfähigkeit im Ausland (§ 5 Abs. 2 EFZG) sowie Fälle, in denen die Praxis die Daten technisch nicht übermitteln kann
Wie der Abruf technisch funktioniert und wann die Daten bereitstehen, ist ein eigenes Thema und hier nicht vertieft. Für die Planung genügt: Die eAU kommt in der Regel erst Stunden oder Tage nach der Krankmeldung an. Grundlage für den Dienstplan ist deshalb immer die Anzeige, nicht die Bescheinigung. Ab dem 1. Juli 2028 soll der Abruf zudem Teilarbeitsunfähigkeiten umfassen (§ 109 Abs. 2 SGB IV); die Einzelheiten stehen noch aus.
Telefonische Krankschreibung: Stand Oktober 2026
Seit Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung Teil der Regelversorgung. Nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses ist sie zulässig, wenn die Patientin oder der Patient der Praxis bekannt ist, keine schwere Symptomatik vorliegt und eine Videosprechstunde nicht möglich ist. Die Erstbescheinigung gilt höchstens fünf Kalendertage; eine Folgebescheinigung setzt eine persönliche Untersuchung voraus. Per Videosprechstunde sind bei bekannten Versicherten bis zu sieben, bei unbekannten bis zu drei Kalendertage möglich.
Politisch ist die Regel umstritten. Der Koalitionsausschuss hat am 02.07.2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verpflichtend zu machen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat das am selben Tag scharf kritisiert. Ein Gesetz dazu ist bis Mitte Oktober 2026 nicht verabschiedet; bis dahin gelten § 5 EFZG und die AU-Richtlinie in der bisherigen Fassung. Betriebe sollten ihre Regeln zur Krankmeldung deshalb jetzt nicht vorgreifend ändern, aber im Blick behalten, dass sich die Nachweisfrist verschieben kann.
Krankmeldung per WhatsApp, SMS oder E-Mail
Das EFZG schreibt für die Anzeige keine Form vor. Eine Krankmeldung per Anruf, SMS, E-Mail oder Messenger erfüllt die Pflicht deshalb grundsätzlich – entscheidend ist, dass sie rechtzeitig bei einer Person ankommt, die für die Entgegennahme zuständig ist. Das Risiko, dass die Nachricht zu spät gelesen wird, tragen die Beschäftigten: Eine WhatsApp-Nachricht um 5:30 Uhr an eine Schichtleitung, die erst um 8 Uhr ihr Handy einschaltet, ist für eine Frühschicht um 6 Uhr nicht rechtzeitig angekommen.
Der Arbeitgeber kann einen Meldeweg festlegen, etwa: telefonisch an die diensthabende Schichtleitung, mindestens eine bestimmte Zeit vor Schichtbeginn, außerhalb der Bürozeiten an eine Bereitschaftsnummer. Regelt er das für den ganzen Betrieb, ist auch das eine Frage des Ordnungsverhaltens, bei der der Betriebsrat mitbestimmt. Vom Einsatz privater Messenger als offiziellem Meldekanal ist abzuraten: Sie zeigen private Telefonnummern, liegen außerhalb der betrieblichen Kontrolle, und Krankmeldungen landen verstreut in Einzelchats. Welche Alternativen eine betriebliche App bietet, beschreibt der Beitrag Mitarbeiter-App für Schichtbetriebe.
Krankmeldung im Schichtdienst
Im Schichtbetrieb ist die Frage „bis wann muss ich mich melden?“ konkreter als im Büro, weil jeder Ausfall eine konkrete Schicht betrifft. Einige typische Situationen:
Vor Schichtbeginn
Unverzüglich heißt: sobald feststeht, dass man nicht arbeiten kann. Wer morgens mit Fieber aufwacht und erst um 22 Uhr Nachtdienst hätte, darf nicht bis zum Abend warten, sondern muss sich melden, sobald die Arbeitsunfähigkeit absehbar ist. Viele Betriebe legen eine Mindestvorlaufzeit fest, etwa zwei Stunden vor Schichtbeginn, damit Ersatz organisiert werden kann. Kann jemand die Frist aus nachvollziehbaren Gründen nicht einhalten – etwa bei plötzlicher Erkrankung kurz vor Dienstbeginn –, ist die Meldung trotzdem unverzüglich, wenn sie sofort danach erfolgt.
Erkrankung während der Schicht
Wer während der Schicht krank wird, meldet sich bei der Schichtleitung ab, bevor er geht. Die tatsächliche Gehen-Zeit gehört in die Zeiterfassung. Für die Planung entsteht dieselbe Lage wie bei einem Unfall: Die Mindestbesetzung muss für den Rest der Schicht gesichert werden. Ist die Erkrankung Folge eines Unfalls bei der Arbeit, gelten zusätzlich die Meldepflichten aus dem Beitrag Arbeitsunfall und Wegeunfall im Schichtdienst.
Nachtdienst über Mitternacht
Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr erstreckt sich über zwei Kalendertage. Für die Nachweisfrist zählt der Beginn der Arbeitsunfähigkeit, wie ihn die Ärztin oder der Arzt feststellt. Für den Dienstplan ist es sinnvoll, den Ausfall immer der ganzen Schicht zuzuordnen, nicht aufgeteilt auf zwei Tage – sonst stimmen Stundenkonto und Abwesenheitsstatistik nicht.
Krankheit an freien Tagen
Auch wer an einem laut Plan freien Tag erkrankt, muss die Arbeitsunfähigkeit melden, wenn sie in die nächste geplante Schicht hineinreichen kann. Freie Tage zählen bei der Drei-Tage-Grenze mit.
Krankheit im Urlaub
Erkrankt jemand während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Voraussetzung ist der ärztliche Nachweis – ab dem ersten Tag, denn ohne ihn bleibt der Tag ein Urlaubstag. Auch hier gilt die Anzeigepflicht nach § 5 EFZG. Der Urlaub verlängert sich nicht automatisch um die Krankheitstage; wer im Anschluss nicht zur geplanten Schicht erscheint, fehlt unentschuldigt, wenn das nicht vereinbart ist. Im Dienstplan wird der Urlaubseintrag für die betroffenen Tage in eine Krankheitsabwesenheit umgewandelt.
Folgen einer verspäteten Krankmeldung
Eine verspätete oder fehlende Krankmeldung ist eine Verletzung einer arbeitsvertraglichen Nebenpflicht. Die Folgen sind abgestuft:
| Verstoß | Mögliche Folge | Grundlage |
|---|---|---|
| Meldung zu spät, z. B. erst nach Schichtbeginn | Abmahnung; im Wiederholungsfall nach Abmahnung ggf. verhaltensbedingte Kündigung | § 5 Abs. 1 EFZG; BAG 16.08.1991 – 2 AZR 604/90, BAG 07.05.2020 – 2 AZR 619/19 |
| Fortdauer nicht gemeldet | wie oben | BAG 07.05.2020 – 2 AZR 619/19 |
| Nachweis fehlt bzw. Arbeitsunfähigkeit nicht ärztlich festgestellt | Arbeitgeber darf die Entgeltfortzahlung verweigern, solange der Nachweis fehlt; entfällt, sobald er nachgeholt wird | § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG |
| Pflichten bei Erkrankung im Ausland nicht erfüllt | Leistungsverweigerungsrecht | § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG |
| Verstoß ohne Verschulden, z. B. Bewusstlosigkeit, Krankenhausaufnahme | keine Sanktion, kein Verweigerungsrecht | § 7 Abs. 2 EFZG |
Überblick; maßgeblich ist der Einzelfall. Das Leistungsverweigerungsrecht ist nur vorläufig: Wird der Nachweis nachgeholt, ist das Entgelt nachzuzahlen.
Wichtig für die Abgrenzung: Eine verspätete Meldung lässt den Anspruch auf Entgeltfortzahlung nicht entfallen. Das Leistungsverweigerungsrecht nach § 7 EFZG knüpft an den fehlenden Nachweis an, nicht an die verspätete Anzeige. Wer sich zu spät meldet, aber krank war und das nachweist, bekommt sein Entgelt; ihm droht aber eine Abmahnung. Nach der Rechtsprechung des BAG zum früheren Lohnfortzahlungsgesetz kann eine abgemahnte, wiederholte Verletzung der Anzeigepflicht eine ordentliche Kündigung rechtfertigen, auch wenn der Betriebsablauf dadurch nicht gestört wurde (Urteil vom 16.08.1991 – 2 AZR 604/90).
Datenschutz: Die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an
Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für die Krankmeldung bedeutet das:
- Beschäftigte müssen keine Diagnose und keine Symptome nennen. Fragen danach sind im Regelfall unzulässig. Ausnahmen werden für Fälle diskutiert, in denen der Arbeitgeber Schutzmaßnahmen für andere ergreifen muss, etwa bei bestimmten ansteckenden Krankheiten.
- Die eAU enthält keine Diagnose. Die Papierbescheinigung für den Arbeitgeber enthält ebenfalls keine.
- Im Dienstplan, den das Team sieht, gehört kein Abwesenheitsgrund. Statt „krank“ genügt „abwesend“ oder ein neutraler Status; den Grund sehen nur die Personen, die ihn für Planung und Abrechnung brauchen. Hintergründe dazu im Beitrag Dienstplan online.
- Krankmeldungen, die per privatem Messenger eingehen, sollten nicht in Gruppenchats weitergeleitet werden.
Nach der Krankmeldung: der Ablauf im Dienstplan
Mit der Anzeige ist der rechtliche Teil der Krankmeldung für die Beschäftigten erledigt. Für die Planung beginnt die Reaktion. Ein fester Ablauf verhindert, dass jede Krankmeldung zur Telefonkette wird:
- Ausfall eintragen. Die Abwesenheit wird sofort im Plan erfasst – mit der voraussichtlichen Dauer aus der Krankmeldung und als vorläufig gekennzeichnet, bis die eAU vorliegt. Erst der Eintrag macht die Lücke für alle Beteiligten sichtbar.
- Lücke bewerten. Wird die Mindestbesetzung ohne Ersatz unterschritten? Fehlt eine bestimmte Qualifikation, etwa Praxisanleitung, Kasse oder Staplerschein? Nicht jede Krankmeldung muss eins zu eins ersetzt werden.
- Ersatz finden. Zuerst Springer oder Bereitschaft, dann die Schicht als offene Schicht ausschreiben, statt einzelne Kolleginnen im Frei anzurufen. Wie ein Springer-Pool aufgebaut wird, zeigt Springer-Pool und Ausfallmanagement.
- Arbeitszeitrecht prüfen. Auch der Ersatz muss elf Stunden Ruhezeit und die Höchstarbeitszeit einhalten (§§ 3, 5 ArbZG). Wer gestern Spätdienst bis 22 Uhr hatte, kann nicht um 6 Uhr einspringen – Details im Beitrag Ruhezeit: 11 Stunden zwischen zwei Schichten.
- Kommunizieren. Die Änderung wird im Plan veröffentlicht und den Betroffenen direkt mitgeteilt. Mit Betriebsrat sind auch eilige Änderungen grundsätzlich mitbestimmungspflichtig; was bei kurzfristigen Änderungen gilt, erklärt Kurzfristige Dienstplanänderung.
- Stundenkonto korrigieren. Für die Dauer der Entgeltfortzahlung gilt das Lohnausfallprinzip: Die Beschäftigten erhalten das Entgelt für die regelmäßige Arbeitszeit, die sie ohne die Arbeitsunfähigkeit gearbeitet hätten (§ 4 Abs. 1 EFZG). Im Arbeitszeitkonto werden deshalb in der Regel die Stunden der ausgefallenen Schichten gutgeschrieben, wie sie geplant waren. Überstundenvergütung zählt nicht dazu (§ 4 Abs. 1a EFZG); planmäßige Zuschläge für Nacht- oder Sonntagsdienste dagegen schon. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können Einzelheiten regeln.
- eAU abgleichen. Sobald die eAU abgerufen ist, werden Beginn und Ende mit dem Planeintrag abgeglichen. Weicht das bescheinigte Ende ab, wird der Plan angepasst und die Rückkehr bestätigt.
| Zeitpunkt | Beschäftigte | Schichtleitung / Planung | Personalabteilung / Abrechnung |
|---|---|---|---|
| Sobald die Arbeitsunfähigkeit feststeht, vor Schichtbeginn | Ausfall und voraussichtliche Dauer über den festgelegten Meldeweg mitteilen | Meldung entgegennehmen, Abwesenheit im Plan eintragen | – |
| Unmittelbar danach | – | Besetzung prüfen, Springer anfragen oder offene Schicht ausschreiben, Ruhezeiten prüfen | – |
| Vor Schichtbeginn | – | geänderten Plan veröffentlichen, Team und Ersatz informieren | – |
| Spätestens am Arbeitstag nach dem dritten Kalendertag (oder früher auf Verlangen) | Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen; bei Privatversicherung, Privatarzt oder Ausland Bescheinigung vorlegen | – | eAU abrufen bzw. Papierbescheinigung entgegennehmen |
| Bei Verlängerung | neue voraussichtliche Dauer unverzüglich melden, Folgebescheinigung | Planeintrag verlängern, Folgeschichten neu besetzen | Folgemeldung abrufen |
| Am Ende des Abrechnungszeitraums | – | Planeintrag und eAU abgleichen | Stundenkonto nach Lohnausfallprinzip gutschreiben, Entgeltfortzahlung abrechnen |
| Bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten | – | Rückkehr planen | betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX) |
Musterablauf der Redaktion. Die Rollen variieren je nach Betriebsgröße; in kleinen Betrieben liegen Planung und Abrechnung oft bei derselben Person.
Werden Krankmeldungen im Plan sauber erfasst, entsteht nebenbei eine verlässliche Datengrundlage: Wie viele Schichten fallen aus, wie oft muss eingesprungen werden, gibt es Häufungen nach Nachtblöcken oder Rückwärtswechseln? Wie sich daraus eine Fehlzeitenquote berechnen und auswerten lässt, zeigt der Beitrag Fehlzeiten im Schichtbetrieb.
Krankmeldungen mit Aplano im Dienstplan abbilden
Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Abwesenheiten werden direkt im Plan eingetragen, frei gewordene Dienste können als offene Schichten an passend qualifizierte Beschäftigte ausgeschrieben werden, die sich per Mitarbeiter-App bewerben; die Freigabe bleibt bei der Planung. ArbZG-Hinweise zeigen Ruhezeit- und Pausenkonflikte, bevor ein Ersatz eingeplant wird, und Stundenkonten bilden die Arbeitszeit ab. Der eAU-Abruf selbst erfolgt nicht in Aplano, sondern über das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe der Krankenkassen. Offene Schichten und Zeiterfassung sind im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat, Einstieg ab 0,50 €); getestet werden kann 14 Tage im Pro-Umfang ohne Kreditkarte. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, Stand Juli 2026. Weitere Anbieter vergleicht der Software-Vergleich.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage im Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Die angekündigte Abschaffung der telefonischen Krankschreibung und eine Nachweispflicht ab dem ersten Tag sind politisch beschlossen, aber noch nicht Gesetz. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge können ergänzende Regeln zum Meldeweg enthalten.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich mich beim Arbeitgeber krankmelden?
Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG, § 121 BGB). In der Praxis bedeutet das: sobald feststeht, dass man nicht arbeiten kann, und grundsätzlich vor Beginn der Arbeitszeit oder Schicht. Wer erst abends Nachtdienst hätte, aber schon morgens krank ist, sollte sich morgens melden. Viele Betriebe legen einen festen Meldeweg und eine Mindestvorlaufzeit fest.
Ab wann braucht der Arbeitgeber eine Krankschreibung?
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Der Arbeitgeber kann den Nachweis auch ab dem ersten Tag verlangen, ohne das zu begründen (BAG, Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11). Eine generelle Regel für alle Beschäftigten ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).
Muss ich die eAU beim Arbeitgeber einreichen?
Gesetzlich Versicherte nicht. Sie lassen die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen, und der Arbeitgeber ruft die Daten bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV, § 5 Abs. 1a EFZG). Die Krankmeldung selbst ersetzt die eAU aber nicht: Der Arbeitgeber muss trotzdem unverzüglich informiert werden. Privat Versicherte, Minijobber in Privathaushalten und Beschäftigte, die bei einem Privatarzt oder im Ausland krankgeschrieben werden, legen weiterhin eine Bescheinigung vor.
Ist eine Krankmeldung per WhatsApp erlaubt?
Das Gesetz schreibt keine Form vor, eine Krankmeldung per WhatsApp, SMS oder E-Mail ist daher grundsätzlich wirksam. Sie muss aber rechtzeitig bei einer zuständigen Person ankommen; das Risiko, dass die Nachricht zu spät gelesen wird, tragen die Beschäftigten. Hat der Arbeitgeber einen Meldeweg festgelegt, etwa einen Anruf bei der Schichtleitung, ist dieser einzuhalten.
Gibt es die telefonische Krankschreibung noch?
Ja, Stand Oktober 2026. Ärztinnen und Ärzte dürfen bekannte Patientinnen und Patienten ohne schwere Symptomatik telefonisch für bis zu fünf Kalendertage krankschreiben, wenn eine Videosprechstunde nicht möglich ist. Die Koalition hat am 02.07.2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen; ein entsprechendes Gesetz ist noch nicht verabschiedet.
Was passiert bei einer verspäteten Krankmeldung?
Die verspätete Anzeige ist eine Pflichtverletzung, die eine Abmahnung rechtfertigen kann, im Wiederholungsfall nach Abmahnung auch eine verhaltensbedingte Kündigung (BAG 16.08.1991 – 2 AZR 604/90; BAG 07.05.2020 – 2 AZR 619/19). Den Anspruch auf Entgeltfortzahlung kostet sie nicht. Fehlt dagegen der ärztliche Nachweis, darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern, bis er nachgeholt wird (§ 7 EFZG).
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen
- § 5 EFZG – Anzeige- und Nachweispflichten (Abs. 1, 1a eAU-Verfahren, Abs. 2 Ausland): gesetze-im-internet.de
- § 7 EFZG – Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers: gesetze-im-internet.de
- § 3 EFZG – Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: gesetze-im-internet.de
- § 4 EFZG – Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts: gesetze-im-internet.de
- § 12 EFZG – Unabdingbarkeit: gesetze-im-internet.de
- § 109 SGB IV – Meldungen der Krankenkassen über Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber: gesetze-im-internet.de
- § 121 BGB – Anfechtungsfrist (Legaldefinition „unverzüglich“): gesetze-im-internet.de
- § 9 BUrlG – Erkrankung während des Urlaubs: gesetze-im-internet.de
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte: gesetze-im-internet.de
- BAG, Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11 (Attest ab dem ersten Tag ohne Begründung): bundesarbeitsgericht.de
- BAG, Urteil vom 07.05.2020 – 2 AZR 619/19 (Verletzung der Anzeigepflicht bei Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit): bundesarbeitsgericht.de
- Kassenärztliche Bundesvereinigung: Arbeitsunfähigkeit – telefonische Krankschreibung, Videosprechstunde, Ausnahmen von der eAU: kbv.de
- Kassenärztliche Bundesvereinigung, Praxisnachricht vom 02.07.2026: Scharfe Kritik an geplanter Abschaffung der Telefon-AU: kbv.de
- Gemeinsamer Bundesausschuss: Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie: g-ba.de
- Bundesministerium für Gesundheit, Pressemitteilung vom 07.12.2023: Ab sofort Krankschreibung per Telefon möglich: bundesgesundheitsministerium.de
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: eur-lex.europa.eu
- Aplano – Funktionen und Tarife: aplano.de/preise